7 Schlüsselkriterien für die BI Dashboards

Zielgruppe des Dashboards

Ein gutes Dashboard bietet den Usern einen massgeschneiderten Einblick in den Datenschatz des Unternehmens. Um diesen so nutzbringend wie möglich zu gestalten, gilt es bei der Auswahl & Darstellung der Informationen die folgenden 7 Aspekte im Blick zu haben:

Zielgruppen und Typen von Dashboards

Der erste und wichtigste Aspekt bei der Gestaltung eines Dashboards ist die Ausrichtung auf die jeweilige Zielgruppe. Typischerweise sind Dashboards also auf bestimmte Rollen wie Führungskräfte, Manager, Controller, Data Scientists oder Business-Analysten zugeschnitten. Dabei hat jede Zielgruppe ihre eigenen Bedürfnisse, was die Menge und den Detail- bzw. Aggregationsgrad der Daten angeht.

Das Dashboard sollte jeweils nur die Daten visualisieren, die für die Beantwortung einer spezifischen Fragestellung relevant sind und der Zielgruppe als Schlüsselinformationen dienen. Dabei empfiehlt es sich, auf den ersten Blick eine Gesamtübersicht zu geben, um anschliessend ggf. zusätzliche Details abzubilden.

Auch die Darstellung der Informationen ist an die Zielgruppe anzupassen, so ist bspw. responsives Design für das Top Management wichtiger als für Controller. Daher sollte jeweils eine App oder zumindest ein Arbeitsblatt pro Zielgruppe existieren.

Dashboard-Typ

Nach der Definition der Zielgruppe gilt es, den passenden Dashboard-Typ auszuwählen. Dabei stellt sich die Frage, ob das Dashboard strategisch, operativ, taktisch oder analytisch ausgerichtet werden soll:

Strategische Dashboards umfassen KPIs auf hoher Ebene und geben einen Überblick über kritische Erfolgsfaktoren und langfristige Trendanalysen über die Gesamtaktivität. Zudem zeigen sie anhand von Prognosen, ob sich relevante Schlüsselindikatoren besser oder schlechter entwickeln als erwartet.
Operative Dashboards geben eine Momentaufnahme des Ist-Zustandes – was ist gerade passiert, wo ist es passiert und wann hat diese Entwicklung begonnen? Sie enthalten vor allem zeitkritische Informationen und heben Abweichungen hervor, so dass bei kritischen Problemen schnell geeignete Massnahmen eingeleitet werden können. Dafür eignen sich sowohl Heat Maps zur Erkennung geschäftskritischer Aktivitäten, als auch Log Tracking zu Arbeitsbelastungen oder kritischen Vorfällen.
Taktische Dashboards visualisieren Fortschritte in Bezug auf angestrebte Ziele oder Zeiträume. Wichtig sind also Vergleiche und detaillierte Einblicke mit viel Interaktivität. Die Grafiken umfassen oft verschiedene Farben und Symbole für Zu- und Abnahmen; bei der Darstellung monatlicher Veränderungen anhand von KPIs sind oft direkte Links zu detaillierteren Tabellen hinterlegt, bspw. als Linien-Diagramme mit Tagesansichten.
Analytische Dashboards wiederum erfordern möglichst viele Datenansichten mit grossen Mengen an Daten, worüber Details vom User in Zusammenhang gebracht werden. Trends, Prognosen und Vergleiche in Bezug auf historische oder externe Daten und mehrere verschiedene Variablen sorgen für ein umfassendes Gesamtbild mit breitem Kontext.

Welche Kennzahlen?

Nach den anfänglichen konzeptuellen Überlegungen wird es nun konkret:

Was sind die relevantesten KPIs und deren Messgrössen für das Unternehmen bzw. die jeweilige Abteilung?

Hier gilt es die wichtigsten Kennzahlen zu identifizieren, anhand derer die Entscheider ihre Strategien verfeinern und den Erfolg messen können. Für die Präsentation der KPIs wählt man bevorzugt eine zusammenfassende Geschichte mit Zeitverlauf.

Absolute Werte sind viel schwieriger in Kontext zu bringen als Vergleiche und Trends mit relativen KPIs und präzisierenden Indikatoren. Die Integration von sog. BANs (big-ass numbers), d. h. grossen Leistungskennzahlen, dient oft als Start- oder Endpunkt eines Fachgesprächs, um den Kontext zu verorten.

Dashboard Diagrammtypen

Die Wahl des richtigen Diagramm-Typs unterstützt das Verständnis der ausgewählten Daten. Eine gute Entscheidungshilfe ist es, nach der Funktion der Visualisierung zu fragen:

Vergleiche sowie Trends mit Minimum- und Maximum-Bezügen über aktuelle & historische Daten lassen sich mit Vergleichsdiagrammen (Bar Char, Line Chart) abbilden.
Teile eines Ganzen werden mithilfe von Composition Charts (Stacked Area Chart, Pie Chart, Stacked Bar Chart) visualisiert.
Verteilungen mit Ausreissern und Gemeinsamkeiten können mit Distribution Charts (Bar Histogram, Line Histogram) abgebildet werden.
Korrelationen und Beziehungen lassen sich durch Relationship Charts (Scatter Plot, Scatter Plot Bubble Size) darstellen.

Dabei lohnt es zu prüfen, ob klassische Visualisierungsoptionen durch speziellere Diagramme derselben Funktionskategorie verfeinert werden können:

Anstatt eines Balkendiagramms könnte ein Slope oder Bump Chart verwendet werden. Calendar Heatmap oder Stacked Area Chart können ein einfaches Liniendiagramm präzisieren.

Ein Pie Chart könnte durch Marimekko Chart oder Tree Map ersetzt werden.

Ein Box Plot oder Distribution Plot erfüllt einen ähnlichen Zweck wie ein Histogramm.

Ein Scatter Plot kann interessanter über eine Heat Map oder ein Grid Chart dargestellt werden.

Auf der nachstehenden Website finden sich weitere Details zu Diagramm-Typen und Showcases: Link hier.

Dashboard-Design

Do and Donts-04

Sind die Entscheidungen hinsichtlich Inhalt & Darstellungsform getroffen, geht es an die grafische Gestaltung: Ansprechende Dashboards folgen bewährten Designprinzipien, um ein strukturiertes, übersichtliches und selbsterklärendes Layout zu schaffen.

Die Reihenfolge der Inhalte sollte deren Bedeutung reflektieren:

Schlüsselinformationen stehen oben links, alle weiteren Inhalte folgen in einer horizontalen Informationshierarchie nach rechts unten. Lange, scrollbare bzw. scroll-bedürftige Dashboards gilt es jedoch zu vermeiden; die Anzahl an Objekten eines Arbeitsblattes sollte auf 7-8 Stück begrenzt sein. KPIs werden bevorzugt gruppiert im Rasterlayout und gleichmässig verteilt dargestellt.

Dabei werden die einzelnen Informationsblöcke optisch und durch entsprechende Abstände voneinander getrennt. Der White Space, d. h. der weisse Bereich zwischen den Elementen, ist hier genauso wichtig wie jedes andere typografische Element.

Die Benennung & Formatierung der Daten sollte möglichst einheitlich sein – wechselnde Bezeichnungen für bestimmte Messgrössen, die Verwendung verschiedener Einheiten oder die unterschiedliche Formatierung von Zeitangaben können zu Missverständnissen führen.

Mit vorgefertigten Themen bzw. Templates lassen sich einheitliche grafische Rahmenbedingungen für alle Objekte des Dashboards festlegen, vom Hintergrund über Schriftgrösse & -farbe bis zum Diagrammdesign. Ein beliebtes Tool für Qlik Sense-Dashboards ist der Themen-Editor von Bitmetric (https://sensetheme.com/).

Bei der Farbpalette empfiehlt es sich, diese auf 2-3 Farben einzuschränken und an das Corporate Design anzulehnen. Gespielt wird höchstens mit abgeschwächten Verläufen der ausgewählten Farben, um Zusammenhänge zu zeigen; bei überlappenden Elementen sorgen transparente Farben für gute Sichtbarkeit aller Elemente. Um Aufmerksamkeit zu schaffen und als Erinnerung, setzt man Highlights mit Platzierung, Farbe und Schriftart/-grösse. Ein schlichtes, aber optisch ansprechendes Design lenkt nicht von zentralen Visualisierungen ab.Eine etablierte Kommunikationsgrundlage bietet der IBCS-Standard, wodurch sich auch ein einheitliches Farbkonzept erstellen lässt (Siehe: https://www.ibcs.com/de/).

Die Gestaltung der Diagramme sollte deren Aussage unterstreichen: Bei Pie Charts ordnet man die Segmente der Grösse nach vom grössten zum kleinsten und wählt eindeutige, möglichst unterschiedliche Farben – bei Bar Charts hingegen bleibt man tendenziell bei der gleichen Farbe pro Balken. In Grün und Rot dargestellte Veränderungen oder Abweichungen werden durch klare Positiv- und Negativ-Symbole unterstützt und auch für Farbenblinde lesbar.

Trendlinien heben Korrelationen zwischen Variablen hervor. Falsche Massstäbe gilt es zu vermeiden, damit kleine Abweichungen nicht massiv wirken. Im Allgemeinen bleibt man bei zweidimensionalen Darstellungen für eine gute Wahrnehmung.

Interaktion

Dashboard Interaktion fördern

Die Interaktivität ist die Schlüsselfunktion moderner Dashboards und ermöglicht den Usern nicht nur das Betrachten der dargestellten Daten, sondern auch deren aktive Erkundung:

Sie sehen bspw. nicht mehr nur die monatlichen Umsatzdaten, sondern kann auf Wochen- und Tagesebene hineinzoomen oder die Werte auf einzelne Standorte und Produkte herunterbrechen. Visuelle Hinweise über aktive oder inaktive Schaltflächen, Verweise auf verlinkte Arbeitsblätter, klare Handlungsaufforderungen, seitenübergreifende Filterleisten und Drill Downs erleichtern den Umgang mit dem Dashboard und das Aufdecken von Hintergrundinformationen.

Ein Dashboard lässt sich auch so einrichten, dass die User bei bestimmten Entwicklungen automatisch benachrichtigt werden.

Iterative Verbesserung

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Die Entwicklung eines Dashboards sollte als kontinuierlicher, iterativer Prozess verstanden werden:

Die Rückmeldungen der User sind die Grundlage für stete Verbesserungen und Anpassungen; Sie sollten über den gesamten Entwicklungszyklus mittels Tests und Validierungen eingeholt werden.

Zudem gibt es Tools, mit denen man die Nutzung der Dashboards im Geschäftsalltag beobachten kann – so lässt sich bspw. die Beliebtheit bestimmter Visualisierungen erfassen.

Fazit

Ein Dashboard zu erstellen, bedeutet eine Momentaufnahme eines Unternehmens bzw. eines bestimmten Geschäftsbereichs einzufangen und den Usern eine Geschichte zu erzählen – visuell, gut verständlich und genau auf ihre Informationsinteresse zugeschnitten.

Gute Visualisierungen zeigen Beziehungen zwischen Daten auf, die eine aussagekräftige Geschichte ergeben. Klare, einfache Ansichten liefern schnelle Einblicke. Ausreisser verdeutlichen Abweichungen von der Norm. Trends zeigen Veränderungen über die Zeit, Muster wiederkehrende Merkmale. Korrelationen bringen mehrere Variablen miteinander in Beziehung.

Ein modernes Dashboard überzeugt nicht nur mit einer gekonnten Visualisierung, sondern lässt die User mit Daten interagieren, lässt sie hinein- und herauszoomen, nach Details fragen und Vergleiche ziehen. So können sie tiefere Einblicke in die Hintergründe aktueller Entwicklungen gewinnen und eine umfassende Geschichte mit vielfältigen Blickwinkeln aus den Daten des Unternehmens herauslesen.

Gute Dashboards unterstützen User mit handlungsleitenden Informationen, so dass sie bessere Geschäftsentscheidungen treffen können. Mit verlässlichen, zeitnahen Erkenntnissen kann schnell auf sich ändernde Geschäftsanforderungen reagiert werden. Self-Service-Dashboards befähigen die User zu eigenständiger Datenerkundung und befördern damit die Etablierung einer datengesteuerten, entdeckungsmotivierten und innovativen Kultur auf allen Ebenen des Unternehmens.

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