Was ist eine Kennzahl und welchen Nutzen bringt sie für das Unternehmen?
Leistungskennzahlen bieten Firmen ein Instrument zur Messung ihrer Aktivitäten. Mit einer Kennzahl und ihrer Beobachtung im Verlauf werden ein betrieblicher Zustand und seine Entwicklung beschrieben.
Diese Kennzahlen lassen sich wiederum mit Business-Intelligence-Analysen verknüpfen und in einem Dashboard visualisieren. Die Ergebnisse sollen als Entscheidungshilfe dienen, um strategisch und operativ die Parameter für eine erfolgreiche Unternehmens- bzw. Prozessführung zu setzen.
Die allgemeine Definition des Begriffes Kennzahl wird auf Wikipedia wie folgt beschrieben:
“Eine Kennzahl ist eine Maßzahl, die zur Quantifizierung dient und der eine Vorschrift zur quantitativen reproduzierbaren Messung einer Größe oder eines Zustandes oder Vorgangs zugrunde liegt.
…
Kennzahlen verdichten Sachverhalte oder Kausalzusammenhänge mit Hilfe von absoluten Zahlen, Gleichungen, Formeln oder Indexwerten.
…
Der Betrachter soll aufgrund von Kennzahlen sich Meinungen bilden, Beurteilungen abgeben, Rangfolgen herstellen oder Entscheidungen treffen können.”
Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Kennzahl
Kennzahl, PI, KPI: Was steckt hinter den Begriffen?
Die Identifizierung der für Ihr Unternehmen richtigen Kennzahlen entscheidet im Wesentlichen darüber, was Ihr Business Intelligence System messen und zur Analyse visualisieren wird. Nicht alle Kennzahlen und Indizes sind dafür auch wirklich sinnvoll.
Grundsätzlich können Sie alle absoluten Zahlen, die Sie in Bezug auf Ihr Unternehmen ermittelt haben, miteinander in Beziehung bringen.
Allerdings ist nicht alles zielführend. So bringt es Ihnen kaum eine wertvolle Information, wenn Sie den Umsatz Ihres technischen Beratungsunternehmens durch die durchschnittliche Kleidergrösse Ihrer Mitarbeiter dividieren.
Aber was heisst das nun genau – und wie definieren und unterscheiden sich die einzelnen Begriffe?
Kennzahl:
Mit einer Kennzahl wird ein Zustand oder eine Leistung quantitativ gemessen. Kennzahlen sind Grössen, die einen bestimmten Tatbestand charakterisieren (kennzeichnen).
Es werden absolute Kennzahlen (Gewinn, Umsatz, Qualitätsausschuss etc.) und relative Kennzahlen (Verhältnis von mindestens zwei Grössen zueinander) unterschieden.
PI:
PI = Performance Indicator = Leistungskennzahl
Eine Leistungskennzahl ist eine Kennzahl, die eine bestimmte Leistung misst.
Der Begriff Leistungskennzahl stammt aus der Betriebswirtschaftslehre und bezeichnet ganz allgemein Messgrössen, mit deren Hilfe der Fortschritt oder Erfüllungsgrad von gesetzten Zielen ermittelt werden kann.
KPI:
KPI = Key Performance Indicator
Der Begriff KPI (Key Performance Indicator) stammt ebenfalls aus der Betriebswirtschaftslehre und bezeichnet ganz spezifische Leistungskennzahlen – sogenannte Schlüsselkennzahlen.
Was macht einen KPI aus?
Die sinnvolle Anzahl an KPIs pro Unternehmen bzw. pro Unternehmensbereich (wie Finanz, Produktion, Verkauf, Materialwirtschaft etc.) ist im Idealfall überschaubar gering, meistens reichen ca. fünf bis zehn Kennzahlen aus.
Mit diesen wenigen KPIs lassen sich die gesamten Unternehmensprozesse und Situationen auf einen Blick darstellen. Somit bietet einem das “Dashboard” einen Gesamtüberblick und zeigt auf, in welchem Prozessthema im Bedarfsfall eine Nachjustierung erforderlich ist.
Dafür geht man in den jeweiligen Bereich und analysiert die detaillierten KPIs des Bereiches bzw. die weiteren Kennzahlen.
Wie identifiziere ich nun einen KPI?
Das Festlegen von Leistungskennzahlen für eine Organisation erfolgt in der Regel in der strategischen Planungsphase, unabhängig davon, in welcher Periodizität dies gemacht wird. Die KPI-Definition soll sicherstellen, dass die gesamte Organisation auf dieselben Ziele ausgerichtet ist.
Stellen Sie sich ein Segelboot mit fünf Crewmitgliedern vor: Zwei in der Crew sind der Meinung, nach Backbord zu steuern, zwei Personen wollen nach Steuerbord und eine Person will ankern. Was wird wohl mit dem Boot passieren?
Das Segelboot wird sich fernab vom vorgegebenen Kurs planlos im Wind herum drehen und das Ziel ganz gewiss nicht erreichen.
Massgebend für die Erreichung des Unternehmensziels ist es also, gemeinsam derselben sorgfältig abgestimmten Ausrichtung zu folgen, statt einem individuellen Kurs.
Obwohl sich aus dem Detail der jeweiligen Prozessbereiche eine Menge an Kennzahlen ableiten lassen, sollten diese jedoch für einen Gesamtüberblick auf ein Minimum reduziert werden.
Dabei helfen beispielsweise Verfahren, welche die Menge an Kennzahlen systematisch zusammenfassen bzw. überschaubarer und somit analysierbar machen (z.B. Balanced Scorecard). Dadurch erhöht sich die Aussagekraft –, und die Akzeptanz sowie die Kontrollierbarkeit steigen wesentlich.
Für ein Produktionsunternehmen kann eine sinnvolle Kennzahl angeben, wie sich der Produktionsausschuss im Verhältnis zur produzierten Menge verhält.
Wichtig: Zur Ermittlung einer Kennzahl sollten folgende Parameter eingehalten und konkrete Fragen klar beantwortet werden können:
- Kann ein Zielwert bzw. eine Bandbreite für “in Ordnung” definiert werden?
Eine Messgrösse muss nicht nur gemessen werden, sie muss auch bewertbar sein. Es hilft nichts, wenn der durchschnittliche Produktionsausschuss mit 10% gemessen wird, wenn nur 5% in der Vorkalkulation berücksichtigt wurden!
- Entspricht die Berechnung den Tatsachen und den Unternehmensstrategien?
Die Berechnung der Kennzahl muss wahrheitsgetreu sein und den Unternehmensvorgaben entsprechen. Dabei darf nur eine definierte Regel gelten!
Denn wenn jeder auf seine eigene Art und Weise berechnet, werden Äpfel mit Birnen verglichen – das hilft keinem weiter, stiftet höchstens Verwirrung und man verliert schnell an Glaubwürdigkeit.
Daher ist es auch wichtig, die Datenquellen und den Datenpool für Auswertungen und Berechnung zu zentralisieren und als “Single Point of Truth” festzulegen.
- Ist die Kennzahl klar und verständlich definierbar, in Berechnung und Aussagekraft?
Um Unklarheiten und Interpretationsspielraum zu vermeiden, ist es notwendig, die Kennzahl so klar und verständlich wie möglich zu beschreiben. Jeder, der die Kennzahl verwendet, muss wissen, was sie aussagt und wie sie hergeleitet wird. Nur dadurch ist die Akzeptanz gewährleistet.
- Wie kann die Kennzahl beeinflusst und wie kontrolliert werden?
- Welche Aktionen und Handlungen werden ausgelöst, wenn die Kennzahl aus dem Ruder läuft?
Idealerweise wird bereits sehr frühzeitig eine entsprechende Tendenz festgestellt, um es erst gar nicht so weit kommen zu lassen.
Wie leite ich nun eine Kennzahl her?
Nehmen wir folgende Kennzahl als Beispiel: Umsatz
Die Kennzahl Umsatz alleine hat nicht viel Aussagekraft über den Geschäftserfolg. Es kann viel Umsatz gemacht werden, wenn jedoch die Kosten den Umsatz übersteigen, bedeutet das einen negativen Geschäftserfolg.
Mit anteilig weniger Kosten wird der Geschäftserfolg voraussichtlich hervorragend sein. Das bedeutet: Um eine bessere Aussagekraft zu erreichen, setzt man die Kennzahl “Umsatz” mit einer anderen Kennzahl ins Verhältnis.
Eine einfache Beispielrechnung:
Umsatz - Kosten = Gewinn
Somit kann die Kennzahl “Gewinn” ein KPI sein, der schon viel aussagekräftiger ist. Und wenn Sie den Gewinn noch vergleichen mit einer passenden Vorperiode (z.B. Vorjahr im gleichen Zeitraum), so erkennen Sie auch die Entwicklung.
Ob diese Kennzahl dienlich für Sie ist, können Sie durch die Beantwortung folgender Fragen feststellen:
- WAS ist das gewünschte Resultat?
- WIESO ist dies von Bedeutung?
- WIE kontrollieren wir den Fortschritt?
- WIE können wir das Resultat beeinflussen?
- WER ist für das Resultat verantwortlich?
- WIE stellen wir fest, ob das Ziel erreicht wurde?
- WIE oft erfolgt die Fortschrittskontrolle?
Beispiel: - WAS: z.B. der Umsatz soll um 40% erhöht werden
- WIESO: Erreichung der Marktführerschaft
- WIE: Der Fortschritt wird gemessen an der Umsatzveränderung in der Konzernwährung CHF gegenüber Vorjahr (YTD)
- WIE: Wir kaufen unseren Mitbewerber und stellen zusätzliche Verkaufs-Mitarbeitende ein
- WER: Der Chief Operating Officer ist dafür verantwortlich
- WIE: Der Umsatz wird sich um 40% erhöht haben
- WIE: Die Fortschrittskontrolle erfolgt monatlich
Wie und warum werden KPIs visualisiert?
KPIs werden am besten gemeinsam und übersichtlich dargestellt. Durch eine Visualisierung, also eine bildhafte Darstellung, gewinnen die themenrelevanten Informationen enorm an Aussagekraft.
Dadurch werden das Verständnis der Information und die Abhängigkeiten im Gesamten offengelegt. Der Schritt in die folgende Analyse und die sich daraus ableitende Massnahmengestaltung wird deutlich vereinfacht.
In diesem Beispiel sehen Sie ein Dashboard, in dem die folgenden KPIs im zeitlichen Verlauf und mit Abweichung zum Vorjahr dargestellt werden:
- Abweichung Umsatz in % zum Vorjahr
- Abweichung Kosten in % zum Vorjahr
- Abweichung Marge in % zum Vorjahr
Würden man die Kennzahlen Umsatz, Kosten und Marge absolut darstellen, hätten sie keine proaktive Aussagekraft.
Durch den Vergleich jedoch mit der zeitlichen Entwicklung und dem direkten Vergleich mit dem Vorjahr als YTD (Year to Date = Vergleich gleicher Zeiträume) ist die Geschäftsentwicklung wesentlich deutlicher erkennbar.
Etwas detaillierter sind noch die einzelnen Produktbereiche dargestellt, wodurch wichtige Anhaltspunkte für die folgende Analyse direkt zu erkennen sind.
Fazit
Die Güte von datengestützten Entscheidungen hängt in hohem Masse von der Wahl der richtigen KPIs ab. Mit sinnvollen KPIs werden die Bemühungen und Aktivitäten aller Mitarbeitenden auf ein sinnvolles Ziel konzentriert.
Falsche KPIs hingegen führen zur Verschwendung wertvoller Ressourcen. Die Kennzahlen befähigen Sie ausserdem dazu, zu erkennen, welche Fortschritte bei der Erreichung der übergreifenden Unternehmensziele erreicht werden.
Der gesamte Erfolg Ihrer Business Intelligence hängt also auch von den richtigen Kennzahlen ab.
