Wir unterstützen derzeit in mehreren Projekten Unternehmen beim Umstieg von QlikView nach Qlik Sense sowie beim Umzug des lokalen Betriebs in die Cloud (Qlik Sense SaaS). In diesem Artikel finden Sie einen Best-Practice-Projektleitfaden, der Ihre Anwender*innen Schritt für Schritt bei der Erneuerung der BI-Plattform begleitet und gleichzeitig sicherstellt, dass das Projekt zügig vorankommt.
Viele Wege führen nach Rom – diese Aussage gilt auch für die Umstellung von QlikView zu Qlik Sense. Der individuell passende Weg hängt am Ende von Ihrer individuellen Ausgangslage ab, z. B. von der Anzahl der Anwender*innen und QlikView-Applikationen, von der Komplexität der Datenflüsse und QlikView-Anwendungen usw. Das unten beschriebene Vorgehen ist stark auf Ihre Anwender*innen ausgerichtet: Ziel ist es, bei diesem Change-Projekt möglichst wenig Unruhe zu verursachen, sodass sich Ihre Anwender*innen schrittweise an die neue Umgebung gewöhnen. Das reduziert Ihren Schulungsaufwand und verhindert potenziell frustrierende Erlebnisse für die Nutzer*innen, wenn sich Bestehendes plötzlich komplett verändert.
Im nachfolgenden Schaubild fassen wir für Sie die drei primären Phasen zusammen, die das Migrationsprojekt durchläuft:
- Phase 1: Alle Anwender*innen nutzen nach wie vor QlikView – jedoch in der Qlik Sense SaaS-Umgebung. Für die Anwender*innen ändert sich einzig der Zugangspunkt, indem sie jetzt den Qlik Sense SaaS Hub in der Cloud ansteuern statt wie bisher den QlikView AccessPoint im lokalen Netz.
- Phase 2: Jetzt werden die QlikView-Frontends zu Qlik Sense-Apps migriert. Für die Anwender*innen ist dies die grösste Veränderung, weshalb wir auch diese Phase in mehrere Schritte unterteilen und App für App migrieren
- Phase 3: Nun ist auch das Backend auf Qlik Sense SaaS umgestellt, wovon Ihre Anwender*innen in der Regel nichts mehr mitbekommen. Allerdings wird sich Ihre IT freuen, dass sie nun die lokale QlikView-Infrastruktur abbauen kann.
Kommen wir nun zu den einzelnen Phasen im Detail!
Phase 1: QlikView-Anwendungen in der Qlik Sense Cloud
Für Ihre Anwender*innen ändert sich auf den ersten Blick kaum etwas: Sie nutzen nach wie vor das QlikView Frontend. Was sich hingegen ändert, ist der zentrale Zugangspunkt: Statt des lokalen QlikView-AccessPoint wird ab jetzt der Qlik Sense Hub in der Cloud verwendet. Erfahrungsgemäss ist dafür mit rund 15 Minuten an Schulungsaufwand zu rechnen, da sich folgende Punkte für die Anwender*innen neugestalten werden:
- Login: Abhängig vom gewählten Identity Provider verwenden die Anwender*innen ein neues Login-Verfahren, um QlikView zu nutzen.
- Qlik Sense Hub: Dies ist der zentrale Einstiegspunkt, welcher den gewohnten QlikView AccessPoint ersetzt.
- Spaces: Damit werden u.a. Berechtigungen gesteuert und in den Spaces befinden sich die QlikView-Apps. Wie vom AccessPoint gewohnt werden die QlikView Apps mit einem Klick geöffnet.
Für Sie als Qlik-Verantwortliche*n gilt es diese Themen im Vorfeld zu klären:
- Login: Stellen Sie sicher, dass Sie über einen kompatiblen Identity Provider verfügen und all Ihre Anwender*innen über ein entsprechendes Login verfügen.
- Spaces: Erstellen Sie ein kleines Konzept, wie Sie die Spaces nutzen möchten und ob bzw. wie sie diese für das Abbilden der ersten Berechtigungsstufe nutzen möchten.
- QlikView-Version: Stellen Sie sicher, dass ihre QlikView-Instanz auf einem aktuellen Stand ist, der QlikView-Apps in einen Qlik Sense SaaS Tenant publizieren kann. Lesen Sie hier, wie Sie QlikView dazu konfigurieren.
- QlikView-Publisher: Falls Sie im Rahmen des AMP-Angebots (Analytics Modernization Program) Qlik Sense SaaS-Lizenzen erhalten haben, wird u.a. auch die QlikView Publisher-Lizenz kostenlos zur Verfügung gestellt. Diese benötigen Sie, damit ihre lokale QlikView Instanz die QlikView-Apps in den Qlik Sense SaaS Tenant publizieren kann.
- SaaS Readiness Apps: Beschaffen Sie sich bei Ihrem Qlik-Partner des Vertrauens die SaaS Readiness Unterlagen. Damit werden Ihre QlikView-Apps gescannt und auf die Kompatibilität mit Qlik Sense SaaS getestet.
- QlikView-Lizenzen: Diese werden überflüssig, da Sie stattdessen die Qlik Sense Lizenzen nutzen – auch für die QlikView-Nutzung. Erfahren Sie hier mehr zu den Qlik Sense Lizenzen.
- Qlik Sense Lizenz: Die QlikView-Apps in Qlik Sense SaaS benötigen eine Qlik Sense-Lizenz. Beachten Sie, dass Anwender*innen mit Qlik Sense Analyzer-Lizenzen in QlikView Apps ihre Self-Service-Funktionen verlieren – sie können bspw. keine eigenen Objekte im QlikView Frontend mehr anlegen.
- QlikView Extensions, Makros & Co.: Sie verwenden Extensions oder Makros in QlikView Anwendungen? Diese werden in SaaS nicht unterstützt und daher nicht mehr funktionieren.
- SectionAccess: Sie verwenden eine Berechtigungssteuerung auf Datenebene? Stellen Sie sicher, dass die notwendigen Attribute für die Berechtigungssteuerung auch in Qlik Sense SaaS vorhanden sind. Erfahren Sie hier mehr zur Migration von SectionAccess nach Qlik Sense SaaS.
- IE Plugin: Ihre Anwender*innen nutzen das Internet Explorer Plugin für QlikView? Dann müssten Sie in Qlik Sense SaaS auf den normalen Browser-Client umsteigen (Ajax), das IE Plugin wird nicht unterstützt.
- App-Grösse: Sie haben QlikView-Apps, die im RAM mehr als fünf GB belegen? Dann haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie nutzen das (kostenpflichtige) Angebot, auch grosse Anwendungen in Qlik SaaS hosten zu lassen. Oder Sie bauen diese so um, dass sie dem Standard-Angebot von Qlik SaaS entsprechen.
Phase 1: Frontend Qlik Sense, Backend QlikView
Inzwischen nutzen Ihre Anwender*innen also QlikView in der Cloud. Sie haben sich an den neuen Login-Prozess und die neue Umgebung gewöhnt und vermutlich erfreut festgestellt, dass sie jetzt QlikView auch ausserhalb des lokalen Netzwerkes nutzen können.
Zeit für Phase 2 – die Migration des Frontends: Wir empfehlen Ihnen, zunächst mit *einer* QlikView-App zu starten. Idealerweise wählen Sie eine App mit geringer Komplexität und einem überschaubaren Benutzerkreis. Sammeln Sie damit erste Erfahrungen, verarbeiten Sie die Rückmeldungen der Testgruppe und nehmen Sie das Gelernte mit zur Migration der restlichen Applikationen. Vermeiden Sie es, zu viele Baustellen gleichzeitig zu eröffnen, und lösen Sie stattdessen eine App nach der anderen ab.
QlikView wird nach wie vor für das Backend genutzt, also für die Datenextraktion und Datenaufbereitung. Sie haben nun mehrere Möglichkeiten, wie die lokalen QlikView-Daten nach Qlik Sense SaaS gelangen:
- Publizieren Sie nach wie vor die QlikView-App in den Cloud-Tenant und nutzen Sie den Binary-Load in Qlik Sense SaaS, um das QlikView-Datenmodell in die Qlik Sense App zu laden. Vorteil: Sie können den bestehenden Inhalt weiternutzen. Nachteil: Die QlikView-App bleibt bestehen.
- Entfernen Sie die QlikView-App vom Qlik Sense SaaS Tenant und nutzen Sie stattdessen den Qlik DataTransfer, um die im QlikView-Backend erzeugten qvd-Dateien in die Cloud zu verschieben. Setzen Sie dann die Qlik Sense App auf diesen qvd-Dateien auf.
- Stellen Sie die lokalen Daten auf einem Cloud-Datenträger zur Verfügung (Microsoft, Google, Amazon Web Services und Co.) und erstellen Sie in Qlik Sense SaaS eine Datenverbindung zu diesen Datenträgern.
Als Qlik-Verantwortlich*r sollten Sie in dieser Phase zunächst folgende Themen abklären:
- Schulung: Trotz der vielen Gemeinsamkeiten mit QlikView verfügt Qlik Sense doch über ein anderes Anwendungs- und Navigationskonzept. Planen Sie mehrere Schulungsetappen ein, um Ihren Anwender*innenn den Umstieg möglichst einfach zu gestalten.
- Datenfluss: Definieren Sie den Datenfluss von lokal in die Cloud und probieren Sie verschiedene Ansätze aus, die Sie ggf. auch kombinieren können.
- Keine QlikView-Kopie in Qlik Sense: Vermeiden Sie den Ansatz, in Qlik Sense 1:1 das QlikView-Frontend nachzubauen. Lesen Sie hier mehr dazu, welche Leitgedanken bei einer Migration sinnvoll sind. Aufgrund des neuen Benutzerkonzepts in Qlik Sense würde Sie dieser 1:1-Ansatz in eine Sackgasse führen. Nutzen Sie stattdessen das QlikView Frontend als Template bzw. als roten Faden, um ein für Qlik Sense passendes Frontend zu erstellen
- Umfang definieren: Migrieren Sie nicht einfach 1:1 alle Arbeitsblätter und Objekte in die Qlik Sense Oberfläche. Stattdessen empfehlen wir Ihnen einen Review mit Anwender*innenn, die die Applikation regelmässig nutzen. Identifizieren Sie wenig genutzte oder sogar ungenutzte Arbeitsblätter und Auswertungen und migrieren Sie nur jene Objekte, die auch tatsächlich benötigt werden.
- Komplexe QlikView-Frontends: Haben Sie mehrere Objekte übereinandergelegt und auch sonst Tricks im QlikView-Frontend alle möglichen Umgehungslösungen eingesetzt, um bestimmte Anforderungen zu implementieren? Diese können mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht 1:1 nach Qlik Sense übertragen werden.
- Vizlib: Stossen Sie mit den Standard-Funktionen von Qlik Sense an Grenzen und möchten die gleichen Poweruser-Freiheiten wie in QlikView? Dann könnte Ihnen die (kostenpflichtige) Vizlib-Bibliothek helfen.
Phase 3: Frontend & Backend in Qlik Sense
Inzwischen nutzen Ihre Anwender*innen also Qlik Sense-Apps in der Cloud. Die QlikView-Applikationen wurden deaktiviert, sodass Sie sich nun der Ablösung des QlikView-Backends widmen können.
Wir empfehlen Ihnen hierbei eine kombinierte Strategie: Konzentrieren Sie sich auch hier wieder zunächst auf nur eine Applikation. Berücksichtigen Sie dabei aber auch das zu Grunde liegende Quellsystem sowie die Komplexität des Datenflusses. Wählen Sie am besten wählen einen Datenfluss aus, der nicht zu viele Schritte enthält und möglichst wenige Datenquellen nutzt. So können Sie die ersten Erfahrungen sammeln und diese für die nächsten Schritte nutzen.
Für Sie als Qlik-Verantwortlich*n gilt es vor Beginn dieser Phase folgende Themen zu klären:
- Datenquellen: Erstellen Sie eine Übersicht aller Datenquellen, die aktuell an das QlikView-Backend angeschlossen sind.
- Lokale Datenquellen: Identifizieren Sie für jede lokale Datenquelle die beste Strategie, um diese Daten von lokal in die Cloud zu transferieren.
- Cloud-Datenquellen: Ihr Qlik Sense SaaS Tenant verfügt über eine Vielzahl von Connectoren. Nutzen Sie diese, um insbesondere die Cloud-Datenquellen direkt anzubinden.
- Excel-Dateien: In einer Vielzahl von QlikView-Projekten kommen lokale Excel-Dateien oder sonstige Steuerungsdateien zum Einsatz. Hier empfehlen wir als Speicherort einen Cloud-Datenträger.
- Qlik DataTransfer: Sie möchten den Qlik DataTransfer dazu nutzen, um lokale Daten in die Cloud zu verschieben? Stellen Sie sicher, dass die Mindestanforderungen erfüllt sind und dass für alle Datenbanken die notwendigen Treiber zur Verfügung stehen.
- Datenmanagement: Aktuell (Mai 2021) ist das Management von Daten bzw. Dateien in Qlik Sense SaaS stark limitiert. Prüfen Sie daher die Verwendung von externen (Cloud-) Datenspeichern für eine effizientere Handhabung.
- Batch-Dateien: In manchen Fällen kommen in QlikView-Instanzen Batch-Dateien zum Einsatz, die wiederum Drittanwendungen starten oder Tätigkeiten ausführen, die das QlikView Skript nicht beherrscht. Identifizieren Sie diese und ähnliche Besonderheiten und suchen Sie nach alternativen Umsetzungsmöglichkeiten.
- Qlik Sense SaaS: Lesen Sie hier mehr zum Vergleich zwischen Qlik Sense On-Premises und Qlik Sense SaaS. Diese Informationen werden Sie bei der Identifizierung der zu berücksichtigenden Themen unterstützen.
Sie haben sich nun einen ersten Eindruck verschafft und möchten herausfinden, wie das Projekt konkret bei Ihnen ablaufen könnte? Wir können Sie dabei auf zwei Arten unterstützen:
- Coaching: Sie möchten die Migration selbständig durchführen und benötigen primär zu Beginn Unterstützung und später im Projektverlauf einen punktuellen Wissenstransfer.
- Fully Managed: Sie beauftragen uns mit der Migration und wir erarbeiten mit ihrem Team die passende Strategie, einen Zeitplan und gehen die Umsetzung an.
Sie sind noch nicht sicher, wie Sie vorgehen möchten und wollen sich unverbindlich austauschen und erfahren, wie vergleichbare Unternehmen das Projekt angegangen sind? Ich freue mich auf ihre Kontaktaufnahme unter qlik@heyde.ch
Happy qliking 😊