In unserer schnelllebigen Arbeitswelt kann ein Projekt leicht aus dem Blickfeld geraten – oder wir vertiefen uns so sehr in die Details, dass wir das grosse Ganze nicht mehr sehen.
Damit verbunden kann es negative Überraschungen am Ende eines Projektes geben: Die Nutzerbedürfnisse wurden nicht vollständig erfüllt, es gab keine Zwischenresultate und somit kein Feedback oder die Unterstützung des Managements hatte gefehlt.
Mit einem Projektplan in der Hand wissen wir, wo wir stehen und inwieweit wir unsere Ziele schon erreicht haben. In der IT ist es zusätzlich die gängige Praxis, ein sogenanntes Anforderungsmanagement (Requirements Engineering) zu verwenden.
Dieses hilfreiche Tool unterstützt uns im Projekt ähnlich wie ein Projektplan. In diesem Artikel möchten wir den Mehrwert eines strukturieren Anforderungsmanagements aufzeigen, und wir geben Ihnen Tools an die Hand, die Sie selbst einsetzen können.
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Die 3 wesentlichen Schritte eines strukturierten Anforderungsmanagements
Das wichtigste Ergebnis eines Anforderungsmanagements:
Es schafft ein gemeinsames Verständnis davon, was genau den Endanwendern welchen Mehrwert bringt und wie viel Aufwand dies in der Umsetzung bedeutet.
Mit diesen 3 Schritten können Sie ein effektives Anforderungsmanagement erreichen:
Schritt 1: Anforderungs-Workshop
Schritt 2: Erstellung eines Backlogs
Schritt 3: Iterative Verfeinerung
1. Schritt: Anforderungs-Workshop
Der Anforderungs-Workshop legt den Grundstein für das Projekt
Der Anforderungs-Workshop bietet die perfekte Gelegenheit, alle Stakeholder an einen Tisch zu bringen. Die richtigen Stakeholder einzuladen, macht einen erfolgreichen Workshop aus, denn nur so können alle sinnvollen und wichtigen Anforderungen erfasst werden.
Der Workshop liefert dann im Ergebnis einen umfassenden Überblick über das Gesamtprojekt.
Bei der Vorbereitung des Workshops sollten die folgenden 3 Punkte beachtet werden.
a) Aktive Beteiligung der Business-Seite ist essentiell
Erstens ist die aktive Beteiligung derjenigen Personen, die zur Business-Seite zählen, wichtig. Sie bringen das Projekt intern auf die richtige Schiene und stellen die fehlenden Verbindungen im und um das Unternehmen her.
Mit ihnen steht und fällt das Engagement für das Projekt. Zudem gehören die zukünftigen Benutzer meist auch der Business-Seite an. Und deren Input legt fest, welcher Stellenwert den einzelnen Wünschen bzw. Features beigemessen wird.
In unserer Projekt-Vergangenheit haben wir es öfter erlebt, dass keine direkten Benutzer der Business Intelligence Lösung zum ersten Workshop eingeladen wurden.
Kennzeichnend für diese Projekte ist, dass sich die Anforderungen im Projektverlauf stark ändern, weil die IT oder die Business-Seite die Bedürfnisse der Nutzer und deren Prioritäten nicht kennt. Da die Endanwender erst später eingeladen werden, geht wertvolle Zeit verloren.
b) Die IT ist Ihr Freund
Zweitens sollten diejenigen Personen eingeladen werden, die mit der IT vertraut sind. Sie wissen Bescheid, welche Datenquellen welchen Inhalt haben und wer für diese Daten verantwortlich ist. Die IT hilft somit unter anderem dabei, den technischen Aufwand der Anforderungen zu identifizieren.
Auch ist es wichtig, technologiespezifisch den Aufwand der Anforderungen zu schätzen. Dies erfolgt zum Beispiel durch einen Qlik-Experten, der auch Best Practices der Visual Literacy beisteuern kann.
c) Setzen Sie Ihre Priorität auf das Engagement
Drittens ist der Workshop dazu da, das Engagement für ein Projekt zu stärken. Es ist sinnvoll, jemanden einzuladen, der gute Beziehungen im Unternehmen hat – oder der das Projekt in einem Steuerungsausschuss vertritt.
Als Methodik für den Workshop kann Design Thinking angewendet werden. Dies ist speziell für grössere Workshops, die auf ein gewisses Mass an Kreativität setzen, nützlich.
Viele weitere Abstimmungen können online erfolgen, per Skype, WebEx etc. Gerade bei solchen Prozessen empfiehlt es sich jedoch, den Workshop in Form eines physikalischen Treffens durchzuführen. Denn ein solches Treffen in Persona verpflichtet die Teilnehmenden in der Regel zu einem stärkeren Commitment als ein Online-Meeting. Und dieses Commitment ist besonders in der ersten Phase eines Projekts enorm wichtig.
2. Schritt: Erstellung eines Backlogs
Mit dem Backlog die Anforderungen verbalisieren
Das Ergebnis eines erfolgreichen Workshops ist ein Backlog der Anforderungen.
Dies ist eine Liste, in der Folgendes festgehalten wird: die Anforderungen, die konsumierenden Benutzer (Endanwender), die Begründung weshalb die Anforderungen wichtig sind sowie eine grobe Aufwandsschätzung.
Die Liste wird von den Benutzern nach dem Workshop priorisiert.
Hierfür empfiehlt sich eine „harte“ Priorisierung – jede der Anforderungen muss also eine unterschiedliche Priorität haben. So wird sichergestellt, dass nicht zu viele Anforderungen als «super dringend» gekennzeichnet werden.
Ein Workshop-Beispiel aus der Heyde Praxis
Um den Backlog mit den wichtigsten Anforderungen effizient zu erstellen, bieten sich strukturierte Interviews im Workshop oder darauffolgend gezielt mit den Stakeholdern in separaten Sessions an.
In einem kürzlich von Heyde durchgeführten Workshop wurden die Endanwender auf Kundenseite zunächst um eine Liste der Anforderungen gebeten. Danach wurden diese gemeinsam mit den Heyde Experten grob nach Painpoints strukturiert. Die zentrale Frage hierbei lautete:
Welche der Anforderungen nützt mir am meisten? Anschliessend wurde die verbleibende Zeit des Workshops gemäss dieser Priorisierung auf die 10 wichtigsten Anforderungen aufgeteilt.
Die Komponenten des Backlogs können mit den aus der SCRUM-Methodik bekannten User-Stories erstellt werden.
Grafisch kann ein User Journey Chart den Backlog unterstützen. Darin zeigt der Endanwender, wie der gewünschte Ablauf des Benutzers aussieht. Vor allem bei komplexen Business Intelligence Projekten mit Planungselementen hat sich ein User Journey Chart bewährt, um allen Stakeholdern und Entwicklern den gewünschten Ablauf zu erklären.
Auch ist ein User Journey per Definition auf den Nutzer fokussiert. Dies deckt sich mit dem primären Ziel von Business Intelligence Projekten – für die zukünftigen Benutzer einen maximalen Wert zu schaffen.
Die Entwickler und die Metriken (KPIs): Ein einfaches Erfolgsrezept
Erfahrungsgemäss bewegen sich die technisch versierten Stakeholder eines Projekts sehr schnell auf der Ebene von Metriken und somit auf einem sehr tiefen Detaillevel.
Es ist jedoch ratsam, zuerst den Nutzen für die Benutzer zu klären und die Verwendung der Metriken zu kennen. Sobald dies eruiert wurde, werden die Metriken besprochen.
Der Backlog wird dann um die Metriken und Dimensionen der jeweiligen Anforderungen ergänzt. Diese werden vom Nutzer definiert und gemeinsam mit der IT wird festgelegt, wie die Berechnungen erfolgen und welche Quellsysteme und Daten dafür verwendet werden.
Als Beiprodukt entsteht eine Liste der benötigten Datenquellen.
3. Schritt: Iterative Verfeinerung
Mit iterativer Verfeinerung und wiederholter Priorisierung zum besten Ergebnis
Ambitionierte Menschen wollen meist ganz viel in ganz kurzer Zeit erreichen. Oft ist jedoch weniger mehr!
Ganz im Sinne einer agilen Entwicklung ist in den meisten Projekten der Prototyp-Ansatz anwendbar. Bei diesem Ansatz werden die am höchsten priorisierten Anforderungen zuerst umgesetzt, diese bringen den Usern dann schnell einen Nutzen.
Auch können (und werden) sich die Anforderungen an das BI-Projekt im Laufe der Projektentwicklung noch ändern, sobald der Benutzer die Erstversion der Business Intelligence Lösung initial testet.
Dies geschieht nicht etwa, weil die Anforderungen ungenau erfasst wurden, sondern weil der Benutzer durch das Testen neue Informationen erhält und zu neuen Ideen inspiriert wird.
Auch können sich über die Zeit hinweg die Prioritäten verändern. Auf diese Entwicklung ist das agile Vorgehen dank seiner hohen Flexibilität bestens vorbereitet.
Risiken minimieren, Nutzen maximieren
Auch erlaubt das iterative Vorgehen einen laufenden Austausch mit dem Auftraggeber, wodurch sichergestellt wird, dass das BI-Projekt auf dem richtigen Weg bleibt.
Im Vergleich zu einem klassischen «Wasserfall» oder Big Bang Vorgehen erlebt der Kunde keine (bösen) Überraschungen. Das Risiko, etwas zu entwickeln, was nicht benötigt wird oder nicht den maximalen Nutzen bringt, wird dadurch reduziert.
Welches Werkzeug für die iterative Verfeinerung verwendet wird, hängt von der Projektgrösse ab. Die Tools reichen von der einfachen Excel-Liste bis hin zu einem Tool für hoch komplexe Anforderungen, wie JIRA.
Auch können bei umfassenden Projekten die iterativen Versionierungen in sogenannten Sprints (siehe SCRUM) standardisiert abgebildet werden – in einem festgelegten Turnus, zum Beispiel alle 4 Wochen. Somit kann der Benutzer bei jeder Version dazulernen und die zukünftige Richtung der Entwicklung neu justieren.
Weniger Risiken durch strukturiertes, agiles Anforderungsmanagement
Die obigen Ausführungen zeigen, dass ein agiles Anforderungsmanagement viele Risiken, die bei der Umsetzung eines Business Intelligence Projektes lauern, minimiert.
Ein weiterer starker Vorteil: Ein sorgfältig konzipiertes Anforderungsmanagement gibt einen User-fokussierten Weg vor, der der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt Rechnung trägt.
Die Entscheidung, welche der vorgestellten Methoden und Tools eingesetzt werden, sollte pragmatisch gefällt werden. Die hauptsächlich ausschlaggebenden Faktoren sind der Umfang und die Art des BI-Projekts.
Eine feste Regel, welcher Grad von Anforderungsmanagement nötig ist, gibt es jedoch nicht.
Hier helfen Ihnen die reichhaltigen Erfahrungswerte und das Tiefenwissen der Heyde Experten, die bereits zahlreiche Projekte begleitet haben. Mit den entsprechenden effizienten Vorlagen und Werkzeugen lässt sich die passgenaue Methodik zudem aus dem Stand anwenden.
Ich hoffe, Sie haben einen guten ersten Einblick in das Anforderungsmanagement von Heyde bekommen. Für weitere Informationen können Sie uns gerne kontaktieren.
«by failing to prepare, you prepare to fail»
