Self Service Business Intelligence – ein schicker Name für einen modernen Ansatz der Datenanalyse. Und ja, dieses Konzept macht auch tatsächlich eine gute Figur: Self Service BI ist schlank, spart Zeit, erhöht die Kosteneffizienz und liefert bessere Resultate als herkömmliche BI-Systeme. Stimmen die Voraussetzungen, bringt dieser Ansatz den Anwendern nur Vorteile. Was sollte für eine erfolgreiche Umsetzung Ihrer Self Service Business Intelligence Lösung beachtet werden?
Die Problematik herkömmlicher BI-Lösungen: Zentralisierung
Herkömmliche Business Intelligence Lösungen sind zentralistisch in der IT-Abteilung angesiedelt. Und zwar nicht nur, was den Betrieb der Software betrifft – auch die Erstellung von Dashboard, Analysen, Reports etc. sind zentral eingerichtet. Dies ist in erster Linie dadurch gegeben, dass die Handhabung der herkömmlichen Systeme nur durch IT-Fachkräfte erfolgen kann. Zudem lassen die Softwarelösungen dem Business User keine Freiheiten, selbst Dashboards zu erstellen.
Die Konsequenz: Die IT-Abteilung ist einem enormen Spannungsfeld ausgesetzt. Einerseits fordern die Mitarbeiter der Fachabteilungen immer mehr Antworten auf unterschiedlichste Fragestellungen ein, in zunehmend kurzen Zeitfenstern. Andererseits verfügen die IT-Abteilungen selten über die notwendigen Kapazitäten, auf diese Anfragen einzugehen, schon gar nicht in der knappen vorgegebenen Zeit. Jetzt, sofort, spätestens morgen sind die häufigsten Reizworte, mit denen sich die IT-ler konfrontiert sehen. Denn der Mangel an Vorhersehbarkeit und Vorlaufzeit lässt keine vernünftige Ressourcenplanung zu. Die gewünschten schnellen Antworten können trotz Bemühung und gutem Willen oftmals nicht geliefert werden – was zwangsläufig zu einer Belastung des Betriebsklimas führt. Darunter leiden sowohl die IT-Abteilungen, als auch die Fachabteilungen. Es gibt also nur Verlierer.
Diese Entwicklung wird durch die fortschreitende Digitalisierung enorm befeuert. Denn die herkömmlichen BI-Systeme werden den Anforderungen im Zeitalter der Digitalen Transformation nicht mehr gerecht. Insbesondere mit den Bedürfnissen von datengetriebenen Unternehmen können sie nicht mehr mithalten. Self Service BI ist die Antwort auf diese Herausforderungen.
Mehr Effizienz durch Self Service Business Intelligence
Self Service Business Intelligence Lösungen ermöglichen es dem Fachpersonal in den jeweiligen Abteilungen, wie Finanzen, Controlling, Verkauf, Marketing etc., eigenständig und sofort auf die ihnen zugeteilten und validierten Unternehmensinformationen zuzugreifen und die benötigten Analysen zu fahren. Die Antworten auf die spezifischen Fragestellungen können von den Mitarbeitern selbständig generiert werden. Die aufwändige Erstellung von internen IT-Aufträgen für die jeweiligen Analysen ist nicht mehr notwendig. Dadurch wird enorm viel Zeit gespart. Zudem wird die IT-Abteilung nachhaltig von diesen eher IT-fremden Tätigkeiten entlastet und kann sich um ihre eigentlichen Aufgaben kümmern. Aus dieser Effizienzsteigerung resultiert ein deutlich besseres Kostenverhältnis.
Bessere Resultate trotz höherer Komplexität
Sobald die Fachpersonen aus den jeweiligen Abteilungen ihre Analysen autonom erstellen können, werden sie sich automatisch tiefgreifender mit den relevanten Fragestellungen befassen. Aufgrund der zunehmenden Komplexität der Sachverhalte und Zusammenhänge, werfen gewonnene Erkenntnisse sehr häufig neue Fragen auf, die beantwortet werden müssen, um schlüssige Resultate zu erreichen. Die Gewinnung der richtigen und vollständigen Informationen wird zunehmend zu einem Prozess. Diesen Prozess kann jeder zuständige Mitarbeiter mit Hilfe einer Self Service BI Lösung live am System selbst durchlaufen – ohne die IT-Abteilung in Anspruch nehmen zu müssen. Gute Systeme erlauben auch Kommentierungsfunktionen in den jeweiligen Dashboards. Mögliche Abweichungen in den Analysen können sofort dokumentiert bzw. erläutert werden, was dem Management unnötige Rückfragen erspart.
Zudem haben die unzähligen Schatten-BI-Systeme in den Fachabteilungen, wie selbst erstellte Listen, Aufstellungen, Excel Files etc., mit Einführung von Self Service BI ausgedient. Eine sinnvolle Verschlankung, die die Fehleranfälligkeit der Ergebnisse senkt.
Zeitgewinn in allen Abteilungen des Unternehmens
Der Einsatz eines Self Service Business Intelligence Tools bringt einen enormen Zeitgewinn mit sich. Einerseits verkürzt sich die Zeitspanne zwischen Fragestellung und Antwort deutlich -, die Basis für die richtigen Entscheidungen liegt also wesentlich früher vor. Andererseits kann sich die IT-Abteilung auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, da sie nicht mehr mit Analysenanfragen konfrontiert wird.
Was sollte für die erfolgreiche Umsetzung beachtet werden?
Self Service BI bedeutet einen Paradigmenwechsel – Bringschuld wird zur Holschuld. Die IT-Abteilung ist zu Beginn der Projekteinführung mit der Bereitstellung der relevanten Daten sowie mit der Validierung und Berechtigungsvergabe (Compliance) betraut. Sind die Daten einmal vorhanden, ist die Informationsbeschaffung, respektive das Verteilen der Informationen innerhalb des Unternehmens nicht mehr Aufgabe der IT-Abteilung. Die Fachpersonen sind ab diesem Zeitpunkt selbst dafür verantwortlich.
Eine einheitliche, validierte Datenbasis – die Single Source of Truth – ist Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche, zielführende Datenanalyse. Diese Disziplin und das Aufsetzen des Benutzerberechtigungskonzeptes sind in der IT-Abteilung angesiedelt.
Hilfreich ist ausserdem ein unternehmensweit homogenes Verständnis, wie Daten visualisiert werden (Notationen, Einhaltung des Corporate Designs, Best Practice bei den Visualisierungen etc.). Genaueres lesen Sie hier.
Alle an einen Tisch! Es ist also ungemein wichtig, sowohl die unternehmensinterne IT-Abteilung als auch die entsprechenden Fachabteilungen rechtzeitig ins Boot zu holen. Hat man auch noch das Management dabei, kann eigentlich nichts mehr schief laufen. Gute Resultate erzielt man ebenfalls mit extern geführten Workshops, welche primär dazu dienen, alle Beteiligten dort abzuholen, wo sie gerade stehen und in verständlicher Sprache (also kein IT-isch) gemeinsame Ziele zu formulieren.
Was Sie vor der Umsetzung eines Self Service Analytics-Projektes in Ihrem Unternehmen beachten sollten, finden Sie in dieser übersichtlichen Zusammenfassung:
