Unternehmen nutzen die Fluktuationsrate (oder -quote), um konkrete Massnahmen in der Personalplanung zu gestalten. Während Fluktuation per se nicht unbedingt unerwünscht ist, kann eine hohe Fluktuationsquote negative Auswirkungen nach sich ziehen: Je höher die Fluktuation, desto grösser der Wissensverlust, einhergehend mit finanziellen Konsequenzen bspw. bei der Personalrekrutierung oder dem wiederholten Wissensaufbau.
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Als Messgrösse und Indikator im aktiven Personalmanagement dient die Fluktuationsrate, dargestellt als Prozent-Wert. Der grösste Nutzen wird dann erzielt, wenn die Fluktuationsquote nicht nur gesamt pro Unternehmen, sondern je Bereich/Abteilung erhoben wird − kombiniert mit klar definierten Massnahmen beim Anstieg oder bei Ausreissern in der Fluktuation.
Berechnungsmethode
Auf den ersten Blick erscheint die Berechnung trivial: Die Austritte werden ins Verhältnis zum Personalbestand gesetzt.
Fluktuationsrate = Austritte / Personalbestand
Auf den zweiten Blick fällt die Betrachtung der beiden Grössen ‹Personalbestand› und ‹Austritte› etwas differenzierter aus.
Personalbestand
Der Personalbestand lässt sich auf unterschiedliche Weise berechnen:
- Personalbestand per Stichtag: Mitarbeiter-Bestand per Ende Jahr. Vorteil: Einfache Ermittlung. Nachteil: Die Entwicklung des Personalbestandes während des Jahres wird nicht berücksichtigt, was das Resultat verfälschen kann.
- Durchschnitt des Personalbestandes per Ende und Anfang Jahr: Damit wird zwar ein grosser Auf-oder Abbau von Personal berücksichtigt. Jedoch: Nur zwei Datenpunkte können zu zufälligen Resultaten führen.
- Durchschnittlicher Personalbestand (über mehrere Monate): Indem der Durchschnitt bspw. auf Basis von zwölf Monatsbeständen (per Ende Monat) berücksichtigt wird, wird eine ausgewogene Basis geschaffen.
Die verbesserte Formel lautet also:
Fluktuationsrate = Austritte / Durchschnitt (Personalbestand per Ende Jan. + Feb. + Mär. + Apr. + Mai + Jun. + Jul. + Aug. + Sep. + Okt. + Nov. + Dez.).
Die Praxis zeigt, dass ein Betrachtungszeitraum von zwölf Monaten ‹fair› ist. Je weniger Monate berücksichtigt werden, desto geringer die Aussagekraft der Berechnung.
Austritte
Als Austritt wird der Ausschied von Mitarbeitenden aus einem Unternehmen bezeichnet. Als Stichtag wird oft der letzte Arbeitstag gewertet. Für die Fluktuations-Kennzahl werden in der Regel nur die freiwilligen Abgänge berücksichtigt. Das wiederum bedeutet, dass die Kündigungsgründe strukturiert verwaltet und mindestens in freiwillige und unfreiwillige Abgänge gruppiert werden. Austritte wegen dem Ende einer temporären Anstellung oder der Lehrzeit sowie aufgrund von Pensionierungen, Todesfällen oder Kündigungen durch den Arbeitgeber werden in der Regel bei der Berechnung der Fluktuation ausgeschlossen.
Der Unterschied zwischen Brutto- und Netto-Fluktuationsrate
Die Netto-Fluktuationsrate berücksichtigt die freiwilligen Austritte von Mitarbeitenden, während die Brutto-Fluktuationsrate auch die unfreiwilligen Abgänge dazurechnet. Unter unfreiwillig sind bspw. Kündigungen durch den Arbeitgeber zu verstehen, der Abbau von Arbeitsplätzen oder eine Auslagerung von Geschäftseinheiten. So kann die Brutto-Fluktuationsquote gut doppelt so hoch oder gar noch höher ausfallen als die Netto-Fluktuationsquote.
Somit lautet die neue Formel:
Netto-Fluktuationsrate = Freiwillige Austritte / Durchschnitt (Personalbestand per Ende Jan. + Feb. + Mär. + Apr. + Mai + Jun. + Jul. + Aug. + Sep. + Okt. + Nov. + Dez.).
Fluktuationsquote im Vergleich
Ist die Fluktuationsquote einmal erhoben, geht es darum, das Resultat zu beurteilen. Ist eine Fluktuationsrate von 8 % gut? Ist eine von 16 % schlecht? Hier bietet sich der Vergleich der aktuellen Fluktuationsrate zu der von Vorperioden an − insbesondere dann, wenn in der Vergangenheit Massnahmen mit dem Ziel ergriffen wurden, die Fluktuation zu senken. Zudem können auch innerbetriebliche Vergleiche sinnvoll sein, z. B. der Vergleich der Fluktuation von verschiedenen Standorten oder Abteilungen.
Die benötigten Daten
Welche Daten werden nun benötigt, um die Fluktuationsrate zu berechnen?
- Die ‹Anzahl Mitarbeitenden› (Headcount - HC). Es muss also in einer Datenquelle, bspw. dem Personalsystem, bekannt sein, wann Mitarbeitende ein- und wann ausgetreten sind – bzw. ob sie nach wie vor beschäftigt sind.
- Personalbestand: Es gilt festzulegen, welcher Personalbestand berücksichtigt werden soll: Stichtag oder Durchschnitt?
- Kündigungsgründe: In der Datenquelle sind die Kündigungsgründe zu pflegen und (ggf. ausserhalb des Personal-Systems) in freiwillige und unfreiwillige Abgänge zu gruppieren.
Cockpit/Dashboards
Sind die notwendigen Daten vorhanden und die benötigten Erhebungsmethoden definiert, lassen sich die Fluktuationsrate sowie die involvierten Messgrössen visualisieren:
Dieser Blog Post ist Teil eine Mini-HR-Reihe. Wir wünschen Ihnen viel Spass beim Lesen!
>> #1 Headcount & FTE - Serie: Die wichtigsten KPIs für Ihr HR-Dashboard
>> #2 Wie Unternehmen in Krisen erfolgreich die Gleitzeit reduzieren
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