Nun bringt ein Gleitzeit Modell auch neue Herausforderungen. Die Mitarbeiter können durch die Flexibilität in kurzer Zeit zu mehr arbeiten als ihre Sollstunden. Um Abweichungen von der Sollzeit frühzeitig zu erkennen, hilft eine Gleitzeitsaldo KPI.
Handlungsempfehlung 1: KPI Gleitzeitsaldo reduzieren in Krisen wie COVID-19
Die Gleitzeitsaldo KPI zählt alle Abweichungen von der Soll-Arbeitszeit der Mitarbeiter. Dies kann aggregiert Aufschluss geben, ob strukturell genug oder zu wenig Mitarbeiter in den Abteilungen tätig sind. Im Chart sichtbar sehen wir die Entwicklung des Gesamt-Gleitzeitsaldos: Über die Monate reduziert sich die Gleitzeit, was das Beispielunternehmen aufgrund von Krisen wie COVID-19 beauftragt wurde. Die hier umgesetzte Empfehlung ist die Weisung, dass die Mitarbeiter mit weniger Arbeitslast die Gleitzeit abbauen und keine neuen Überstunden ansammeln.
Handlungsempfehlung 2: Wie Gleitzeit reduzieren auf Mitarbeiter-Basis
Zudem kann die KPI Gleitzeit auf einzelnen Mitarbeiter konkret angeschaut werden. Dies um zu erkennen, welche Mitarbeiter Potenzial bei der Gleitzeit-Reduktion haben.
In diesem Chart sieht sich das HR Team in ihrem wöchentlichen Call die Gleitzeitsalden ihrer Mitarbeiter an. Die obersten 2 Mitarbeiter haben den gesetzten Grenzwert überschritten und werden darum rötlich eingefärbt. Aufgrund dieser Werte sucht das HR Team mit den Mitarbeitern das Gespräch. So konnte das HR Team erfolgreich Einfluss nehmen auf einzelne Mitarbeiter und so den gesamt Gleitzeit Saldo weiter reduzieren.
Berechnung Gleitzeitsaldo
Summe (erfasste Stunden - Sollstunden)
Fortgeschrittene Betrachtung Gleitzeit:
- Bei der Berechnung von Gleitzeit KPIs können folgende Entscheide getroffen werden:
Zählen von Mitarbeitern, die einen Kader-Vertrag ohne gezählte Überstunden/Überzeit haben (Gesundheitsaspekt: Falls Kadermitarbeiter ihre Stunden erfassen) - Zählen von Spezialeffekten wie Ferien auf Überstunden, wobei solche verordnet werden können (z.B. Ende Jahr)
- Aus aktuellem Anlass Zählen von speziellen Lohnarten wie ‘Home Office’ oder ‘Kurzarbeit’, damit die Sollstunden entsprechend richtig berechnet werden. Falls diese neuen Lohnarten noch nicht vorhanden sind im BI System, können sie die Sollstunden verfälschen.
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