Die Digitalisierung von Planungsprozessen bietet Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit, auch Abläufe zu optimieren und effizienter zu gestalten. In diesem Blogartikel stellen wir kurz unser Whitepaper zum Thema "Prozessdesign" vor, das eine praktische Anleitung zur Gestaltung von Planungsprozessen bietet.
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Fokus auf das Ergebnis
Die Gestaltung von Planungsprozessen sollte immer mit einem klaren Fokus auf das gewünschte Ergebnis beginnen. Ein zweistufiger Ansatz hat sich hierbei als besonders effektiv erwiesen. Zunächst sollte man sich auf die Frage konzentrieren, WAS von dem neuen Planungsprozess erwartet wird.
Welche Ziele sollen erreicht werden? Welcher Mehrwert soll für das Unternehmen geschaffen werden?
Im zweiten Schritt geht es dann um die konkrete Umsetzung mit der Planungssoftware.
Den Prozess gestalten
Ein gut durchdachter Planungsprozess ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung. Es ist wichtig, sich während der Design-Phase genügend Zeit zu nehmen, um den Prozess so zu gestalten, dass er nicht bei jeder neuen Erkenntnis neu definiert werden muss. Ein klar visualisierter Planungsprozess kann dabei helfen, den Überblick zu behalten und sich regelmäßig an die ursprünglichen Definitionen zu erinnern.
Denken Sie in Anwendungsfällen
Um die Komplexität eines integrierten Planungsprozesses zu reduzieren, ist es hilfreich, in Anwendungsfällen zu denken. Dabei wird jeder Planungsprozess einzeln betrachtet, dokumentiert und idealerweise visuell dargestellt. Dies hilft, sich der allfälligen Komplexität bewusst zu werden und diese zu vereinfachen.
Einfachheit ist der Schlüssel
Bei der Digitalisierung eines Planungsprozesses besteht oft das Bedürfnis, alle Anwenderwünsche umzusetzen. Dies kann jedoch zu Lasten von Projektlaufzeit, Budget und Endanwender-Zufriedenheit gehen. Daher ist es wichtig, den Prozess so einfach wie möglich zu gestalten und sich auf die wesentlichen Funktionen zu konzentrieren.
Erst der Prozess, dann die Funktionen
Bei der Implementierung eines digitalen Planungsprozesses sollte der Fokus immer auf dem Prozess selbst liegen, nicht auf den einzelnen Funktionen. Der Nutzen für das Unternehmen sollte immer im Vordergrund stehen.
Excel: Fluch oder Segen?
Obwohl viele Unternehmen den Wunsch haben, Excel durch eine integrierte Planungslösung zu ersetzen, bleibt Excel oft der beste Freund aller Planer. Es eignet sich hervorragend zur Validierung neuer Ideen oder zum Durchspielen von neu entwickelten Prozessen.
Vergessen Sie die Benutzer nicht
Bei der Implementierung eines neuen Planungsprozesses ist es wichtig, die Bedürfnisse der Endbenutzer nicht aus den Augen zu verlieren. Eine gute Methode, um dies zu gewährleisten, besteht darin, regelmässig und strukturiert aus der Projekt-Bubble auszubrechen und Endbenutzer temporär mit ins Boot zu holen.
How much is the fish?
Die Digitalisierung eines Planungsprozesses bedeutet Aufwand und damit Kosten. Es ist wichtig, diese Kosten von Anfang an in die Planung einzubeziehen und sie den erwarteten Vorteilen gegenüberzustellen. Dabei sollte man sich bewusst sein, dass ein Planungsprojekt nicht nur reine Implementierungskosten verursacht, sondern auch Kosten für die Einrichtung der Tool-Infrastruktur, das Konzept & Anforderungsmanagement, Tests, Schulungen, Go-Live-Begleitung und Nachbetreuung sowie das Projektmanagement.
Fazit
Die Digitalisierung von Planungsprozessen bietet eine hervorragende Möglichkeit, bestehende Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Mit einem klaren Fokus auf das gewünschte Ergebnis, einer gut durchdachten Prozessgestaltung und einer konsequenten Nutzerorientierung können Unternehmen das volle Potenzial digitaler Planungslösungen ausschöpfen. Dabei sollte stets auf eine einfache und übersichtliche Gestaltung geachtet und die Kosten von Anfang an berücksichtigt werden.
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