Ein effektives OP-Controlling im Spital verfolgt entscheidende Ziele:
Die Schaffung klarer Fakten, die effizientere Gestaltung des Betriebs, die kontinuierliche Verbesserung der täglichen Abläufe und der Planung.
In diesem Beitrag wird aufgezeigt, wie ein digitales OP-Controlling das OP-Management dabei unterstützt, diese Ziele zu erreichen – durch die Visualisierung der relevanten Kennzahlen (auch auf mobilen Endgeräten), die Bereitstellung der Basis für das monatliche Reporting der OP-Kennzahlen, die Analyse der einzelnen Operation mittels interaktiven Drill-Downs.
Ein Template als Turbo für die Einführung des OP-Controllings
Mit einem Template, welches bereits alle praxisrelevanten OP-Kennzahlen enthält und umfangreiche Standard-Auswertungen beinhaltet, lässt sich das OP-Controlling effizient implementieren – der Roll-out kann nach wenigen Tagen durchgeführt werden.
Das OP-Management profitiert in kürzester Zeit von einem deutlichen Mehrwert.
Endanwender greifen jederzeit und mobil auf die browserbasierten Auswertungen zu und können Fragen interaktiv beantworten.
Heyde stellt Ihnen ein solches Template für ein KPI-Dashboard im Projekt zur Verfügung. Es steht sowohl für QlikSense wie auch für QlikView bereit.
Empfohlener Ablauf eines OP-Controlling-Projektes
Um einen effizienten Projektablauf zu gewährleisten und eine schnelle Einführung zu ermöglichen, sollten einige grundlegende Schritte durchlaufen werden. Dieser Ablauf basiert auf Erfahrungswerten und beinhaltet wertvolle Learnings aus der Praxis, die wir an Sie weitergeben.
Schritt 1: Messkonzept
Im ersten Schritt sollte ein Konzept erarbeitet werden, das die Bedürfnisse und Ziele dokumentiert und insbesondere von den beteiligten Bereichen abgenommen wird:
- Primärziele: Was soll mit dem OP-Controlling erreicht werden?
- Welche Rollen sind involviert?
- Welche Kennzahlen sind zu erheben und wie werden diese berechnet?
- Welche Prozesszeiten (Timestamps) sind notwendig?
- In welchem Zeitraum?
- In welcher Periodizität sind die Reports zu erstellen?
- In welcher Form sollen die Auswertungen und Analysen zur Verfügung stehen
- Wer sind die Empfänger?
Rasche Fortschritte im Projekt erzielen Sie am ehesten dann, wenn Sie die Anforderungen richtig priorisieren.
In der Praxis hat sich ein phasenorientiertes Vorgehen bewährt – die gewonnenen Erkenntnisse können dann laufend für Verbesserungen genutzt werden.
Falls kein Konzept vorhanden ist, kann auch das bisherige OP-Reporting oder das Template für ein OP-Dashboard von Heyde mit vordefinierten Kennzahlen und Standard-Auswertungen verwendet werden.
Resultat aus Schritt 1:
Das Messkonzept für das OP-Controlling steht, die Einzelheiten sind klar definiert und von den verantwortlichen Personen abgenommen.
Schritt 2: Quellsystem und Daten
Die Konzeptdetails sind definiert und die gewünschten Resultate sind bekannt, jetzt steht als nächstes die Datenbeschaffung an.
Zentral ist insbesondere die Fragestellung:
Werden alle benötigten Daten auch tatsächlich bereits erhoben und wenn ja – in welcher Qualität? Letzteres wirkt sich insbesondere auf die Aussagekraft der Kennzahlen sowie die notwendigen Bereinigungsarbeiten aus.
Um eine qualitativ hochwertige Datenbasis in kurzer Zeit bereitstellen zu können, müssen in der Regel zahlreiche Details mit der IT-Abteilung und mit externen Dienstleistern geklärt werden. Heyde verfügt im Bereich Datenbeschaffung über langjährige Expertise und kann Sie hierbei tatkräftig unterstützen.
Neben dem Projektmanagement tragen auch intelligente Technologien zu einem reibungslosen Ablauf bei.
Beispielsweise die vordefinierten Connectoren zu mehreren Quellsystemen, wie KISIM, Polypoint RAP etc., die Bestandteil des digitalen OP-Controlling-Templates von Heyde sind. Daneben lassen sich auch Excel- bzw. Text-Dateien problemlos als Datenquelle verwenden.
Ein Projektpartner, der sich eingehend mit den vorhandenen Daten auseinandersetzt, kennt die notwendigen Tabellen und Felder in den Quellsystemen und weiss, wie man an die benötigten Daten gelangt.
Resultat aus Schritt 2:
Die Datenquellen sind jetzt bekannt und es ist sichergestellt, dass alle erforderlichen Daten auch erhoben werden. Bestehen noch Datenlücken, werden die allfälligen Prozessanpassungen in die Wege geleitet.
Schritt 3: Öffnungszeiten / OP-Slots
In den meisten Fällen werden auch Messgrössen bezüglich Auslastung der OP-Säle bzw. Wechselzeiten verlangt. Essentiell für diese Kennzahlen sind die Öffnungszeiten der OP-Säle bzw. die geplanten OP-Slots je Disziplin.
Abhängig vom Quellsystem werden diese Öffnungszeiten bzw. OP-Slots direkt im System verwaltet, manuell bspw. in einer Excel-Datei geführt oder sogar ad-hoc erst während der Reporting-Aufbereitung eingearbeitet.
Für den Fall, dass keine definierten Öffnungszeiten oder OP-Slots existieren, bietet das Heyde-Template passende Vorlagen für die Datenerfassung.
Resultat aus Schritt 3:
Die Öffnungszeiten je Saal bzw. die OP-Slots je Fachbereich sind als Datenquelle vorhanden.
Schritt 4: Zeitmarken bestimmen
Indirekt bestimmen die Kennzahlen, welche Zeitmarken benötigt werden. Nichtsdestotrotz empfehlen wir die Zeitmarken einzeln zu bestimmen und insbesondere zu prüfen, ob diese im Prozess tatsächlich erhoben werden.
Hier kann der im Template integrierte Kennzahlenkatalog Hilfestellung geben: Dieser Katalog beinhaltet eine Auswahl an Kennzahlen und deren Zeitstempel, die für die Berechnung notwendig sind. Ein Abgleich mit dem KPI-Katalog verschafft sofort schnell Übersicht und Klarheit.
Die Zeitmarken sind das A und O für das OP-Controlling. Fehlende Zeitmarken machen Kennzahlen unter Umständen unmöglich, unvollständig vorhandene Zeitmarken verzerren die Auswertungen und Analysen an der Oberfläche und sind ggf. nachträglich zu bereinigen.
Um spätere Defizite bei den Zeitmarken zu vermeiden, sieht das Heyde-Template einen «Datencheck» vor:
Hier können beliebige Felder verifiziert werden. Fehlende Inhalte oder fehlerhafte Daten lassen sich in der Qlik-App sichtbar machen, was den Bereinigungsprozess erheblich vereinfacht.
Resultat aus Schritt 4:
Nun ist klar, welche Zeitstempel für ein effektives OP-Controlling zu verarbeiten sind.
Schritt 5: Feld Mapping
Neben den Zeitstempeln gilt es, weitere Merkmale zu identifizieren, nach welchen die Kennzahlen analysiert werden sollen.
Das Heyde-Template stellt die üblichen Merkmale (Fachbereich, Saal, Typ etc.) im Standard zur Verfügung und das Mapping mit den entsprechenden Datenquellen kann so strukturiert in Angriff genommen werden.
Der generische Ansatz im Template stellt sicher, dass nur die relevanten Quelldaten gemapped werden müssen.
Sämtliche weiterführenden Berechnungen, wie Schnitt-Naht-Zeit, Erste Naht, Verspätungen etc., werden automatisch ausgeführt, was die Individualisierung erheblich vereinfacht.
Resultat aus Schritt 5:
Die benötigten Felder sind nun mit Hilfe des Templates vollständig gemapped.
Schritt 6: Verifizierung der Daten
Nach Abschluss des Feld-Mappings können die ersten Resultate an der Oberfläche begutachtet werden, die es zu hinterfragen gilt – sowohl auf aggregierter wie auch auf detaillierter Ebene.
Auf Aggregatebene sollten Sie Plausibilisierungsfragen stellen, beispielsweise:
Kann es wirklich sein, dass Saal 1 im Mai 2017 zu 98% ausgelastet war? Weshalb weist die Tages-Übersicht im Saal 2 zwei OPs zur selben Zeit aus? Für die Detailebene empfehlen wir, einige Fälle herauszusuchen und diese Seite an Seite im Quellsystem und in der Qlik-App zu vergleichen. Hier wird der Applikations-Spezialist benötigt, der die Resultate auch interpretieren kann.
Abhängig von der Datenqualität (fehlende bzw. fehlerhafte Daten) kann dies umfangreiche Abstimmungs- und Korrekturarbeiten nach sich ziehen. Die Mühe lohnt sich, denn damit kann unter Umständen auch der Erfassungsprozess generell optimiert werden!
Resultat aus Schritt 6:
Die Einführung des OP-Controllings im Spital ist nun vollständig und bis ins Detail vorbereitet.
Schritt 7: Schulung & Go Live
Der letzte Schritt: Alles ist bereit und die Endanwender sind gespannt auf das Ergebnis. Sie können jetzt mit der Schulung und Implementierung loslegen.
Wir empfehlen Ihnen, mit den Kern-Anwendern zu starten. Halten Sie den Kreis dieser ersten Anwender klein und erweitern Sie ihn nach ein paar Tagen bzw. Wochen der Nutzung. Die Zeit dazwischen können Sie optimal für Feinjustierungen nutzen.
Das OP-Controlling-Template von Heyde ist auf Interaktivität ausgelegt und über den Browser sowohl auf PCs wie auch auf Tablets und Smartphones nutzbar.
Der "Single Source of Truth"-Ansatz gewährleistet, dass alle Anwender auf dieselben Daten zugreifen. Für das monatliche Reporting via Excel steht ein Excel Add-in zur Verfügung – der Monatsreport ist mit wenigen Klicks fertiggestellt.
Rollen: Wer ist im Projekt involviert
Auch wenn das Template reichlich Standardkennzahlen und -auswertungen für das OP-Controlling mitbringt, wird Spital-internes Wissen benötigt, um es mit den richtigen Daten zu versorgen.
Welche Aufgaben von welcher Person bzw. Rolle wahrgenommen wird, hängt unter anderem von der Organisation im Spital ab. Nachfolgend eine Projektorganisation, mit der wir in der Praxis gute Erfahrungen gesammelt haben:
Projektleiter: Ist im Spital verantwortlich für das Lieferobjekt «OP-Controlling» und koordiniert die internen Mitarbeitenden wie auch externe Ansprechpersonen.
OP-Management: Entscheidet bei inhaltlichen bzw. konzeptionellen Fragestellungen, die während der Implementierung auftauchen.
ApplikationsspezialistIn: Kennt den Ablauf im OP-Prozess genau, weiss Bescheid über die erfassten Werte, hat direkten Zugang zum Quellsystem, kann OP-Datensätze darin analysieren und führt die Daten-Verifizierung im Heyde-Template durch.
Heyde-Experte: Der Experte von Heyde stellt sicher, dass das Template mit den richtigen Daten abgefüllt und den Anwendern zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt wird. Zudem berät er / sie die Spital-internen Ansprechpartner während der Implementierung und nimmt die technischen Abklärungen mit der IT bzw. dem externen Betreuer des Quellsystems vor.
Informatik: Stellt den technischen Zugang zu den Daten sicher.
Ansprechpartner Quellsystem: Für Detailabklärungen wird ggf. Input vom Hersteller bzw. externen Dienstleister benötigt, der das Quellsystem betreut. Üblicherweise steht hier die Ansprechperson für ad-hoc-Fragen zur Verfügung.
Mögliche Stolpersteine gekonnt aus dem Weg räumen
Mit seinen umfangreichen Standard-Auswertungen bietet das Template von Heyde die ideale Ausgangslage für die Implementierung. Abhängig von der individuellen Projekt-Konstellation können jedoch Hürden auftauchen, die es zu überwinden gilt. Wir bringen die Erfahrung mit, wie mit solchen umzugehen ist und schlagen rechtzeitig die notwendigen Kurskorrekturen vor.
Projektablauf optimieren durch gute Vorbereitung
Zusammenfassend lässt sich sagen: Eine gute Vorbereitung und ein klarer Projektplan sind die halbe Miete für einen reibungslosen Projektablauf. Sportliche Zielsetzungen halten zudem den notwendigen Druck aufrecht, um mit der Konzeption des OP-Controllings für Spitäler effizient vorwärts zu kommen. Die Aufteilung der Anforderungen nach Phasen hilft, die Implementierung nicht zu überladen und reduziert Projektrisiken.
>> Quick-Tipp: Packen Sie die Aufgaben in kleine, machbare Arbeitspakete. So werden laufend Erfolge erzielt und die Motivation wird hoch gehalten.
Resultat aus Schritt 7:
Das Spital verfügt über ein OP-Controlling, mit dem Sie auf Basis klarer Fakten mehr Effizienz im Betrieb, bei den Abläufen und in der OP-Planung erreichen. Die Experten von Heyde begleiten Sie gerne von A bis Z und sorgen dafür, dass das Projekt ein Erfolg wird!
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