Bei der Evaluation eines neuen Business Intelligence Systems werden verschiedene Lösungen miteinander verglichen. Neben den Einsatzgebieten, Möglichkeiten und Funktionen spielen unter anderem die Kosten eine grosse – oft zentrale – Rolle. Genauso oft wird der Blick primär auf die initial oder wiederkehrenden Lizenzkosten gerichtet.
Der TCO-Ansatz (Total Cost of Ownership) erweitert das Blickfeld und berücksichtigt alle Kosten – auch jene, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind oder erst in 3 bzw. 5 Jahren anfallen. Somit schafft der TCO-Ansatz eine Basis, auf welcher ein transparenter Kostenvergleich ermöglicht wird.
Abhängig von der Industrie und der Kultur des Unternehmens werden die Kosten minimiert oder der ROI (Return on Investment) optimiert. Falls in der Industrie tiefe Margen vorhanden sind oder es sich um ein (Teil-)staatliches Unternehmen handelt, geht es meist um die Minimierung der Kosten.
Die folgenden Abschnitte erläutern, welche Dimensionen für einen TCO-Ansatz zur Ermittlung der Kosten eines Business Intelligence Systems in Betracht gezogen werden.
Zeitraum der TCO-Berechnung
Mit Hilfe des TCO-Ansatzes werden Business Intelligence Systeme bezüglich der Kosten vergleichbar. Je nach der Strategie des Unternehmens, ist die Ausrichtung auf die Business Intelligence Kosten kurz- oder langfristig.
Der Zeitraum ist also für jedes Unternehmen individuell. Die Wahl der Jahre der Berechnung kann sich an anderen Projekten orientieren beziehungsweise am internen Standard. Bei Fehlen eines internen Referenzwertes kann ein Zeitraum von 3 bis 5 Jahren gewählt werden.
Bezogen auf eine TCO-Berechnung fallen mit längeren Zeiträumen die Initialkosten weniger ins Gewicht im Vergleich zu den jährlichen Kosten, was bei den marktüblichen BI-Anbietern einen grossen Unterschied bedeuten kann.
Die Grafik zeigt, dass die beiden Business Intelligence-Produkte unterschiedliche Gesamtkosten haben – je nachdem, ob als Zeitraum für den Kostenvergleich 3 Jahre oder 5 Jahre gewählt werden. Bei einem Zeitraum von 3 Jahren hat BI-Produkt 2 geringere totale Kosten, mit 5 Jahren hat das BI-Produkt 1 geringere totale Kosten der Business Intelligence Lösung.
So kann wie bei einer DCF-Analyse über die Annahmen die gewünschte Aussage optimiert werden.
>> Quick-Tipp:
Falls Sie also einen Kostenvergleich von Business Intelligence Systemen ansehen, fragen Sie nach den Annahmen und dem gewählten Vergleichszeitraum, um ungewünschte Optimierungen aufzudecken.
Bei TCO-Berechnungen sollte der Zeitraum so gewählt werden, dass der gesamte Lifecycle des BI-Systems widergespiegelt wird.
Lizenzkosten von Business Intelligence Systemen: einmalig oder wiederkehrend?
Die Lizenzmodelle der BI-Systeme können in zwei Gruppen eingeteilt werden:
Einmalige Kosten wie Kauf und Initial-Lizenzierung sind bei Vertragsabschluss fällig.
Wiederkehrende Kosten sind Maintenance-Gebühren oder Subscription Modelle.
Da sich die IT ganz klar in Richtung Subscription-Bezahlmodelle entwickelt, ändern auch die Anbieter von Business Intelligence Systemen ihre Lizenzmodelle. Auch bieten sie teils verschiedene Varianten an, die somit die Kostenstruktur der Lizenz besser an die Unternehmens-Zeitraumberechnung annähern.
So führt zum Beispiel Qlik im Jahr 2019 Subscription Lizenzmodelle ein, wie sie von Tableau oder PowerBI schon angeboten werden. Diese verursachen niedrigere Initialkosten des BI-Systems.
Neue Subscription Modelle bieten auch geringere Wechselkosten zwischen den konkurrierenden BI- Produkten, da das hohe initiale Investment wegfällt. Ein gewisser Lock-in besteht natürlich weiterhin, da Aufwand in die Entwicklung der Apps spezifisch für ein Tool investiert wurde.
Implementierungs- und Wechselkosten
Zu den Lizenzkosten kommen die Implementierungs- und Wechselkosten hinzu. Für bereits bestehende BI-Lösungen bedeuten die Wechselkosten:
Wieviel kostet es, die Lösungen in dem neuen BI-System abzubilden?
Für neue Use Cases werden die Implementierungskosten geschätzt.
Beide Varianten führen zu Kosten für die Ausarbeitung von Konzepten, Workshops für Anforderungen, Datenbereinigungen sowie Datenaufbereitung auf den Quell- oder Zwischensystemen.
Risiken der Implementierung eines neuen BI-Systems
Die Einführung eines neuen Business Intelligence Systems kann hohe Risiken mit sich bringen. Wie im klassischen Projektmanagement werden 4 verschiedene Quadranten unterschieden, womit das Risiko grob abgeschätzt werden kann.
| Tiefe Kompetenz oder Verfügbarkeit der Expertise für Einführung BI-System | Mittleres Risiko | Hohes Risiko | ||
| Hohe Kompetenz und Verfügbarkeit der Expertise für Einführung BI-System | Tiefes Risiko | Mittleres Risiko | ||
| Tiefe Komplexität des BI-Systems | Tiefe Komplexität des BI-Systems | |||
Die Dimensionen der Grafik zeigen auf der einen Achse die vorhandene Expertise in der Einführung des BI-Systems. Dies kann intern vorhanden und sollte für das Projekt verfügbar sein.
Die zweite Achse misst die Komplexität der Einführung des BI-Systems. Die Komplexität kann anhand der Anzahl der Quellsysteme, der Anzahl bereits vorhandener Benutzer und Reports, der erwarteten Geschwindigkeit der Einführung und den involvierten Personen determiniert werden.
Die konkreten Risiken der Einführung eines neuen Business Intelligence Systems sind typischerweise höher als die geplanten Kosten, verpasste Deadlines, falscher Aufbau oder Konfiguration. Diese bedeuten wiederum Folgekosten und eine verspätete Einführung und somit Nutzung des BI-Systems.
Die Matrix zeigt nun, welches Risiko die Einführung bringen kann. Es stellt sich auch die Frage, ob diese Risiken durch Hinzuziehen eines externen Spezialisten, der Expertise in der Einführung von BI-Systemen mitbringt, minimiert werden können.
Die zweite Achse misst die Komplexität der Einführung des BI-Systems. Die Komplexität kann anhand der Anzahl der Quellsysteme, der Anzahl bereits vorhandener Benutzer und Reports, der erwarteten Geschwindigkeit der Einführung und den involvierten Personen determiniert werden.
Die konkreten Risiken der Einführung eines neuen Business Intelligence Systems sind typischerweise höher als die geplanten Kosten, verpasste Deadlines, falscher Aufbau oder Konfiguration. Diese bedeuten wiederum Folgekosten und eine verspätete Einführung und somit Nutzung des BI-Systems.
Die Matrix zeigt nun, welches Risiko die Einführung bringen kann. Es stellt sich auch die Frage, ob diese Risiken durch Hinzuziehen eines externen Spezialisten, der Expertise in der Einführung von BI-Systemen mitbringt, minimiert werden können.
Folgekosten nach der Einführung des BI-Systems
Nachdem das BI-System eingeführt wurde, fallen weitere Aufwände an.
Sobald die Benutzer erste Analysen auf der Business Intelligence Lösung zur Verfügung haben, entstehen Change Requests und Wünsche nach dem Ausbau und der Erweiterungen der BI-Applikationen.
Der Aufwand dieser zukünftigen Änderungen und Implementierungen kann je nach BI-Lösung unterschiedlich anfallen. Hier hilft eine sogenannte Self Service Business Intelligence Möglichkeit, diesen Aufwand zu minimieren.
Falls die Einführung des BI-Systems eine grosse Nachfrage nach neuen Analysen, Dashboards und Reports hervorruft, kann ein Business Intelligence Competence Center diese Prozesse vereinheitlichen, BI-Projekte unterstützen und quantifizierbar machen.
Vor den mit der Einführung einer neuen BI-Lösung verbundenen Risiken und vor hohen Kosten für Nachbesserungen, Adaptionen etc. schützen Sie sich am besten, indem Sie zu Beginn Ihres BI-Projektes ein strukturiertes Anforderungsmanagement konzipieren, das die 3 wesentlichen Schritte Anforderungs-Workshop, Erstellung eines Backlogs und die iterative Verfeinerung umfasst.
Operations und Administration des BI-Systems
Die Kosten für die Operations und die Administration fallen meist bei der IT an. Die Frage bei einem neuen BI-System ist, ob dort die nötige Expertise und Kapazität bereits vorhanden sind. Das neue System kann je nach Anzahl der Benutzer und Reports zusätzliche FTEs erfordern.
Investment in Business Intelligence und System-Schulung
Ein weiteres Investment, das unter anderem auch bei den Operations anfällt, sind die Schulungskosten. Denn ein neues BI-System erfordert verschiedene Fähigkeiten von den Benutzern, Entwicklern und Administratoren.
Auch hier können sich grosse Unterschiede zwischen den Anbietern von BI-Systemen zeigen. Einige BI-Systeme konzentrieren sich auf die Visualisierungsebene (Tableau, PowerBI, andere) und andere auf die gesamte Integration (Qlik, SAP, andere).
Falls nur der Teil der Visualisierung von der Business Intelligence Lösung abgedeckt wird, werden weitere Spezialisten benötigt, beispielsweise für die Datenvorbereitung. Je mehr verschiedene Tools für das BI-System verwendet werden, umso höher sind die Kosten für die Schulung dieser Fähigkeiten.
Make or Buy?
Einen Einfluss auf die Kosten hat auch die Entscheidung, ob Business Intelligence inhouse erstellt wird oder als Service eingekauft wird. Auch sind Mischformen möglich, wobei die grössten Risiken beim Aufbau der BI-Lösung durch die Unterstützung eines externen Partners ausgehebelt werden.
Zugleich sollten interne Kräfte geschult werden, die später übernehmen können.
Nach der klassischen Management-Empfehlung für Make or Buy-Entscheidungen sollte ein Unternehmen die Make-Variante wählen, falls die Handlung eine Kernkompetenz der Unternehmung werden soll.
Die Befähigung der Mitarbeiter, Daten zu verarbeiten, steht bei vielen Organisationen in der Strategie-Agenda ganz oben. Deshalb wird oft eine Mischform von Einkauf der BI-Expertise mit Schulung der bestehenden Mitarbeiter gewählt.
Ein Abgang oder Ausfall interner Wissensträger kann die Leistung des BI-Systems bremsen –, dieses Szenario sollte bei der Make or Buy-Entscheidung unbedingt auch beachtet werden!
Infrastruktur Kosten einer BI-Lösung
Verschiedene Business Intelligence Produkte benötigen unterschiedliche Infrastruktur. Dies ist zum einen der Architektur geschuldet (Windows oder Unix), andererseits auch der Bandbreite der Features.
So wird ein auf die Visualisierung spezialisiertes Tool wie Tableau oft mit einem weiteren Integration Layer zwischen dem BI-Tool und dem Data Warehouse betrieben, was bei anderen Herstellern wegfällt – da sie einen versatilen Integration Layer bereits mitbringen (wie bei Qlik oder SAP der Fall).
Was vor einigen Jahren Hardware-Kosten waren, können heute auch Mietkosten für Cloud Server sein. Alle gängigen Business Intelligence Systeme können in der Cloud betrieben werden.
Dies macht es möglich, schneller online darauf zuzugreifen – und auch die Einrichtung dauert nur noch einen Tag, früher waren es Wochen. Auch erlauben die modernen Cloud-Anbieter, wie AWS oder Azure, ein nachträgliches Scaling: Zunächst wird ein kleiner Server gemietet und sobald dieser an seine Leistungsgrenzen stösst, kann er per Mausklick erweitert werden.
Fazit
Anstatt die oben Ausführungen hier in Kürze zu wiederholen, lassen sich die TCO einer neuen Business Intelligence Lösung ganz einfach wie folgt abbilden:
Lizenzkosten
+ Implementierungskosten
+ Operation/Admin
+ Schulung
+ Infrastrukturkosten
+ Folgekosten
+ Risiken (über Laufzeit)
===========
TCO
