ZurückVideo: Vertriebsplanung in Jedox
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In diesem Video geht es darum darzustellen, wie eine einfach Planung für Vertriebsmitarbeiter aussehen kann.
Für weitere Fragen steht Ihnen unser Experte Ralph Christ-Widmann gern zur Verfügung.
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Transkript:
Herzlich Willkommen mein Name ist Ralph Christ-Widmann
Ich bin jetzt ca 15 Jahren bei der Firma Heyde in den Bereichen ERP, Business Intelligence und implementiere und betreue seit ca 5 Jahren mit Jedox als Senior Consultant erfolgreich Lösungen zum Thema Planung und CPM. Durch viele Jahre Erfahrung in den unterschiedlichen Projekten und Prozessen habe ich vor allem eines kennenlernen dürfen - die Mitarbeiter wollen Ihre Arbeiten so einfach, übersichtlich und effizient wie möglich erledigen - egal welcher Aufgabenbereich.
Ausgangslage
In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie der Vertriebsmitarbeiter die Aufgabe der Vertriebsplanung in seinem Bereich einfach und übersichtlich einpflegen kann. Speziell in der Vetriebsplanung sind die Strukturen und die Ebenen der Planung oft sehr unterschiedlich.
Wenn bei EINEM Kunden die Planung oft sehr hoch aggregiert stattfindet, kann bei einem anderen Kunden eventuell das Detail auf Produkt und Zeitachse detailliert notwendig sein - vielleicht sogar mit Mengen und Einzel-Preisen. Somit steht der Vertriebsmitarbeiter vor der Aufgabe seine Planung sehr dynamisch und in Struktur und Aggregierung unterschiedlich hinterlegen zu können - hat dabei jedoch trotzdem die Anforderung, stets die Übersicht zu bewahren.
Das beliebteste Planungstool nach wie vor weltweit ist das bekannte Excel. Das beliebte an Excel an sich ist die Flexibilität, in den Zeilen und Spalten die Werte einzupflegen, und mit Formeln und Berechnungen die Planungzahlen zu ermitteln. Oft bekommt der Planer als Basis für seine Planung schon eine Excel-Liste vorgegeben, wo die Planzahlen einzutragen sind. Diese Liste sendet man dann per mail wieder retour - wird geprüft, konsolidiert und für Korrekturen wieder zurückgesendet.
Somit ist es oft ein hin und her von Excel-Listen und das quer über alle Planungsverantwortlichen Stellen wie Vertrieb. HR. Finanz, Produktionsplanung etc. Die Übersichtlichkeit - wer hat welche Planung abgegeben - welche Werte sind geprüft und können konsolidiert werden, etc - geht dabei oft verloren bzw. bedeutet einen enormen administrativen Aufwand.
Und das ist die grosse Stärke von Jedox - die Planung für den Mitarbeiter Flexibel zu halten, jedoch die Planzahlen und den Workflow für die Übersicht und Konsolidierung zentral und online zu haben. Der Mitarbeiter pflegt seine Planzahlen Online bzw. über ein Online verbundenes Excel-Sheet ein und die Daten sind sofort am Server zur Verfügung.
Jedox Use Case für den Vertrieb
Im heutigen Beispiel nehme ich die Rolle des Vetriebsleiters ein, dessen Aufgabe es ist, für das nächste Jahr die Sales-Planung über seinen Vertriebsbereich zu machen. Dabei gibt es Details für die Planung, die auf Länderebene, aber auch auf Produktgruppen und Kunden einzupflegen sind.
Dazu habe ich mich hier auf unserem Demosystem angemeldet, um meine Planung zu erfassen. Als Begrüssung lande ich hier auf der entsprechenden Start-Maske im Jedox.
Meine Aufgabe ist es, die Budgetwerte für das nächste Jahr einzugeben. Also: für meinen Bereich / für meine Kunden / für meine Länder / für meine Produkte
Dazu wechsle ich hier auf „EINGABE“ und bekomme für meinen Bereich – [EUROPA] – meine Plan-Informationen und meine Ist-Werte dargestellt.
Ich kann die Planwerte generell, bereichsübergreifend erfassen. Alternativ kann ich die Aggregierungen herunterbrechen – zum Beispiel über die Produkte. Ausserdem kann ich innerhalb meines Bereichs [EUROPA] jetzt ein Land auswählen – ITALIEN – und für alle Produkte die Planwerte erfassen.
Hier sehen Sie, dass es für die einzelnen Monate noch keine Planwerte gibt. Aber mir werden – als Vorschlag – die Ist-Wert vom vergangenen Jahr angezeigt.
Jetzt habe ich die Möglichkeit, diese Ist-Werte zu kopieren, also als Plan-Wert zu übernehmen. Wenn ich den Planwert abändern möchte, kann ich den gewünschten Wert entweder direkt eingeben oder – wie hier im Menü vorgeschlagen – um 10 % erhöhen oder um 5 % vermindern. Wenn ich die Planung um 10 % erhöhe, sehen Sie, dass diese Veränderung über alle Aggregierungsstufen automatisch anpasst wird.
Angenommen, ich möchte die Produktgruppe FAHRRÄDER speziell behandeln – beispielsweise möchte ich den Planwert auf 2‘000 erhöhen. Ich kann den Wert direkt eingeben und dazu die Splashing-Funktion verwenden: Damit wird der Wert von 2‘000 automatisch anteilig auf die Untergruppen aufgeteilt. Um die Splashing-Funktion zu aktivieren, gebe ich vor dem Betrag eine Raute ein – also # 2‘000 – und dann wird dieser Betrag auf die untergeordneten Kategorien aliquot verteilt.
Angenommen ich möchte dien Planwert speziell für die Produktgruppe FAHRRÄDER anpassen, möchte aber, dass der Wert für die TOURENRÄDER auf 19 bleibt. Dann habe ich die Möglichkeit, diesen Wert zu sperren – ich kann einen [HOLD FESTLEGEN]. Nun kann ich den Wert für die FAHRRÄDER bspw. auf 2‘500 erhöhen:
Wie Sie sehen, wurden jetzt nur diese beiden Werte angepasst: BERG- UND GELÄNDEFAHRRÄDER sowie RENNRÄDER; aber der Wert für die TOURENRÄDER ist auf 19 geblieben.
Welche Funktionen mir bei der Erfassung der Werte zur Verfügung stehen, sehe ich auch im PLANUNGSASSISTENTEN. Hier sehe ich zum einen, mit welchen Kurzzeichen ich die Werte erfassen kann: Die Splashing-Funktion haben wir schon besprochen, daneben kann ich auch kopieren, verteilen...
Beim Kopieren von Werten kann ich zum einen die Werte aus demselben Bereich übernehmen – oder auch Werte aus anderen Bereichen, aus anderen Zeiträumen, aus anderen Produktgruppen übernehmen und diese Werte dann individuell abändern.
Sehr nützlich ist auch die Funktion, Kommentare einzugeben:
So kann ich zum Beispiel anmerken, dass es in der Produktgruppe FAHRRÄDER neue Produkte gibt – das ist die Erklärung dafür, dass der Planwert fast doppelt so hoch ist wie der Vorjahreswert. Diese Kommentare werden dann zusammen mit den Planwerten gespeichert.
Den Planwert für die TOURENRÄDER hatten wir vorhin ja gesperrt, das heisst, der Wert bleibt konstant, auch wenn ich die übergeordneten Werte verändere. Diese und andere Sperrungen kann ich mir mit dem HOLD MANAGER anzeigen lassen – da sehe ich, welche Zellbereiche von wem gesperrt wurden, und kann diese Sperrungen auch wieder aufheben, also den HOLD FREIGEBEN. Danach greifen die übergeordneten Bearbeitungen auch wieder auf diese Ebene durch.
Bei den TOURENRÄDERN kann ich die Aufstellung auch noch weiter herunterbrechen, bis auf die Einzelprodukte – und ich kann auch das Land ITALIEN bis auf einzelne Kunden herunterbrechen. So kann ich auch auf dieser Ebene individuelle Planwerte eingeben. Angenommen der Kunde hat schon eine festgelegte Abnahmemenge vereinbart, da plane ich fix 200 ein. Diese Änderung wird natürlich automatisch in die übergeordneten Ebenen übernommen: So wurde hier der Budgetwert für die Produktgruppe FAHRRÄDER von 2‘500 auf 2‘700 erhöht.
Workflows in Jedox
Wenn ich mit der Planung fertig bin, kann ich dies im WORKFLOW entsprechend festhalten und bei Bedarf auch einen Kommentar hinterlegen. Dann weiss der nächste Bearbeiter Bescheid und kann meine Planung kontrollieren und freigeben.
So kann ich Schritt für Schritt, für alle Bereiche, Kunden und Länder in meinem Zuständigkeitsbereich meine Planung erfassen.
Mithilfe des Workflows lässt sich auch der Planungsfortschritt verfolgen. Hier im STATUS MONITOR habe ich eine Übersicht über den Workflow und sehe, für welche Länder schon Werte erfasst wurden und welchen Status diese haben. Hier hat der Planungsverantwortliche auch die Möglichkeit, einzelne Bereiche freizugeben oder nochmal zur Überarbeitung an einen Planer zu geben. Wenn alles abgeschlossen ist, können die Werte weiterfliessen in eine übergeordnete, integrierte Planung. Dazu können sie auch für weitere Auswertungen zur Verfügung gestellt werden.
In diesem STATUS MONITOR habe ich auch die Möglichkeit, direkt in die Planungen hineinzuspringen – hier zum Beispiel für Belgien. Aktuell steht der Status noch auf EINGABE. Wenn ich die Werte erfasst habe, das kommentiert habe, kann ich das über den Workflow bestätigen – auch hier mit Kommentar, „ALLES GUT“.
Nun sehen wir, dass sich der Status verändert hat – die Planung hat die nächste Stufe erreicht und steht zur PRÜFUNG bereit - bspw. durch den Controller.
Diesen veränderten Status sehen wir dann auch in der Übersicht, dass die Planung für Belgien in der Prüfung liegt und auch der mein Kommentar dazu wird hier angezeigt. Der Planungsverantwortliche hat nun die Möglichkeit, das entweder zurückzuweisen – oder freizugeben für die nächste Stufe, zur Überarbeitung oder zur Genehmigung.
So ist sichergestellt, dass der Planungsverantwortliche stets einen Überblick hat: wo hat seine Werte schon erfasst, wo muss noch etwas getan werden... Dazu kann man auch Zeiten vorgeben, bis wann ein bestimmter Planungsschritt abgeschlossen sein muss. Hier muss also niemand mehr Excel-Tabellen hin und herschicken, sondern jeder Planer kann direkt im System seine Planwerte erfassen!
Reports & Auswertung in Jedox
Wenn die gesamte Planung hinterlegt ist, gibt es zudem die Möglichkeit, über die REPORTING-Funktionen verschiedene Übersichten und Auswertungen zu erstellen: welche Planwerte sind wo erfasst / wie steht es aktuell beim Vergleich der Soll- und Ist-Werte / Forecasts etc...
Nehmen wir zum Beispiel einen Sales-Report: Hier bekomme ich neben den üblichen Diagrammen auch schöne Kartendarstellungen. Selbstverständlich kann hier meine Bereiche auswählen – bspw. EUROPA - und bekomme alle Werte entsprechend in grafischer Form dargestellt.
Am Beispiel des KOSTENSTELLEN COCKPIT sehen Sie, können wir die die Werte auch in tabellarischer Form darstellen: Budget-Werte, Ist-Werte, Abweichungen... Und auch hier kann ich das beliebig auf Detailwerte herunterbrechen.
Mit der Snapshot-Funktion kann ich diese Werte in ein Excel-Dokument übergeben oder auch als PDF-Dokument drucken lassen.
Im ersten Teil haben wir uns angesehen, wie wir die Planwerte auf Basis vorhandener Ist-Werte erfassen können.
Datenquellen & Datenfluss in Jedox
Nun geht es darum, wie diese Ist-Werte in das Jedox-System hineinkommen –Stichwort Datenintegration.
Hier gibt es grundsätzlich viele Möglichkeiten, Jedox ist sehr flexibel was die Anbindung von Datenquellen angeht.
Welche Datenquellen mit dem Jedox Integrator angebunden werden können, sehen wir hier im unteren Bereich: ERP-Systeme / aus dem CRM / aus dem DataWarehouses oder Excel-Sheets / Cloud-Systeme.
Daneben gibt es auch spezielle Jedox Konnektoren zu SAP, zu BW, zu HAMA usw.
Das heisst, alle Datenquellen, die Sie im Unternehmen zur Verfügung haben, können als Datenquellen für Jedox dienen.
Hier sehen wir eine Übersicht zu den Jedox Konnektoren, die das Anbinden von Datenquellen enorm erleichtern:
Das reicht von Excel-Sheets über FlatFiles bis hin zu Qlik Applikationen, Salesforce, und viele mehr.
Nach der Anbindung der Datenquellen, beginnt der sogenannte Datenaufbereitung - der ETL-Prozess.
Da gibt es verschiedene Umformungsprozesse, von den Quelldaten hin zu den letztendlichen Jedox-Informationen, was Jedox ganz komfortabel per Drag’n’Drop unterstützt.
Hier in dem Beispiel sehen wir die Aufteilung nach Kunden und Kundengruppen, dazu die Aufteilung nach Ländern und Regionen – und in diese Struktur ist jeder einzelne Kunde eingeordnet.
Jedox Architektur
Ich komme hier nochmal zur vorherigen Grafik zurück, um zu zeigen, wie Jedox aufgebaut ist. Wir haben gesehen, wie die Quelldaten über den Jedox Integrator umgeformt werden – so erhalten wir planbare Informationen und die zugehörigen Datenmodelle.
Wenn Sie im Jedox die Planwerte auf einem beliebigen Aggregierungslevel verändern, dann wird diese Änderung direkt online berechnet und in alle über- und untergeordneten Ebenen übernommen.
Das ist möglich, weil Jedox ‚In Memory‘ funktioniert, das heisst, alle Daten sind im Speicher enthalten und werden sofort berechnet. Dieser Jedox In-Memory-Server läuft idealerweise auf einem eigenen Jedox-Server, der bei Ihnen im Haus installiert sein kann oder auch in der Cloud.
Als Oberfläche für die Benutzer gibt es mehrere Optionen:
Zum einen gibt es den Jedox Web Client, den wir vorhin im Beispiel des Sales-Planers gesehen haben. Das heisst, der Benutzer meldet sich über seinen Browser im Jedox System an und bedient das System in seinem Browser.
Daneben gibt es die Möglichkeit, Jedox als Excel-Add-In zu verwenden. Das wird sehr gern genutzt, weil viele Planer in der Excel-Umgebung zuhause sind und mit den Plan-Informationen auch weitere Berechnungen in Excel machen wollen.
Als dritte Option gibt es den Jedox Mobile Client. Er wird hauptsächlich verwendet, um sich auch über Handy und Tablet Auswertungen anzusehen, und um Reports und Analysen durchzuführen.
Kommen wir jetzt zu der Frage, wie man generell ein Planungssystem innerhalb Jedox erstellen kann. Hier gibt es 3 Möglichkeiten:
Die erste Möglichkeit ist, Ihre derzeitige Excel-Lösung nach Jedox zu konvertieren. Dabei werden die Informationen aus dem Excel-Sheet direkt mit der Jedox Datenbank verknüpft, so dass Sie alle Dimensionen – Kunde, Länder, Produktgruppen – dort verwenden und innerhalb von Excel auflösen können.
Die zweite Möglichkeit ist, Ihre gewünschte Planungslösung komplett individuell innerhalb von Jedox aufzubauen – genau nach den Anforderungen, die es in Ihrem Unternehmen gibt.
Die dritte Möglichkeit ist der Rückgriff auf vorkonfigurierte Jedox Modelle. Solche Modelle stehen für viele verschiedene Bereiche zur Verfügung, bspw. Sales, Finance und HR. Ein Beispiel dafür haben Sie vorhin gesehen, die Demo-Umgebung für unsere Sales-Planung vorhin beruht auf solch einem vorkonfigurierten Jedox Modell. Der Vorteil ist, dass Sie Ihre Planungslösung nicht von Grund neu bauen müssen, sondern fertige Elemente nutzen und individuell anpassen können – also Oberflächen, Workflow-Logik, Strukturen, Menüs, die ganzen Parameter... Das spart viel Zeit und Sie haben sehr schnell ein einsatzfähiges System.
Zusammenfassung des Jedox Videos
Mit diesem Video haben Sie einen kleinen Einblick in die Vertriebsplanung mit Jedox erhalten. Sie haben ganz praktisch gesehen, wie man die Planwerte eingibt und wie man mithilfe der Workflows den gesamten Planungsprozess im Blick behält.
Anschliessend haben wir kurz über den Aufbau von Jedox gesprochen und gezeigt, welche Möglichkeiten es für die Implementierung in Ihrem Unternehmen gibt.
Wenn Sie dazu noch Fragen haben – allgemein zu Jedox, oder ganz konkret, wie das bei Ihnen im Unternehmen aussehen könnte – dann fragen Sie gerne:
• wie Sie bestimmte Datenquellen anbinden können
• wie Sie bestimmte Prozesse im Workflow gestalten können und
• wie Sie Ihre bisherigen Planungslösungen integrieren können
Ich freue mich, wenn Sie mich kontaktieren – per Mail oder per Telefon. Unter dem Video finden Sie noch weitere Informationen zu Heyde und zu Jedox allgemein.
Im nächsten Video widmen wir uns dem Thema Finanzplanung. Schwerpunkte dabei sind die Kostenstellenplanung und allgemein Themen, rund um die Finanzplanung....
Ich freu mich schon und hoffe, dass wir uns dabei wiedersehen!
