Wer kennt es nicht: Eine neue BI-Lösung soll implementiert werden. Grossartig! Doch zugleich haben Sie Angst, dass nach Projektabschluss niemand die Lösung nutzen wird.
Reissen Sie Ihre Mitarbeiter mit und demonstrieren Sie selbst den Mehrwert, den die Nutzung professioneller Business Intelligence Lösungen mit sich bringt.
Mit viel Aufwand wurde die vermeintlich passende BI-Lösung evaluiert, mit viel Schweiss erfolgte die Implementierung, und die Anwender wurden im Detail geschult.
Nach einigen Wochen stellt man fest: Das Dashboard wird von einem Nutzer einmal im Monat aufgerufen. Weil er die Daten nach Excel exportieren muss. Wie eh und je werden die Daten in Excel aufbereitet und in PowerPoint eingefügt. Gar nicht grossartig!
Was sind die Gründe für eine mangelnde Akzeptanz der neuen Business Intelligence Lösung im Unternehmen?
Entlarvt: 9 Akzeptanzprobleme und deren Möglichkeit zur Lösung
| Mögliche Gründe für die fehlende Akzeptanz | Lösungsansätze |
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1. Management übernimmt keine Verantwortung |
Wenn das Management die BI-Lösung nicht selbst zur operativen Steuerung nutzt, weshalb sollen es dann die Mitarbeitenden tun?
Das Management muss mit gutem Beispiel voran gehen, um die Akzeptanz der BI-Lösung zu etablieren. Dabei helfen zum Beispiel die Einbindung von BI-Lösungen in wichtige Meetings und das datengestützte Argumentieren. |
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2. Fehlende BI-Kultur + geringe Datenkompetenz |
Business Intelligence scheitert oft nicht am Tool, sondern an der fehlenden Kultur.
Auch hier ist wieder das Management gefordert: Führen mit Kennzahlen heisst, die Organisation befähigen, aus Daten Informationen und wertvolles Wissen zu generieren. |
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3. Probleme mit der Datenqualität |
Schnell ist der Überbringer der schlechten Nachricht der Schuldige. Durch mangelhafte Datenqualität geht das Vertrauen beim Endanwender verloren.
Wenn die Datenqualität in den Quellsystemen nicht gegeben ist, kann auch die beste BI-Lösung keine hochwertigen Analysen zaubern. In diesem Fall muss ein gründliches Testing der KPIs und gegebenenfalls eine Korrektur im Quellsystem erfolgen. |
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4. Keine Transparenz in Berechnungsmethoden |
Umsatz ist nicht für alle Abteilungen gleich Umsatz: Für die Finanzabteilung ist es der in der Finanzbuchhaltung gebuchte Umsatz. Für den Produktmanager nur der Produktumsatz. Ihn interessieren Skonto oder Frachtkosten nicht. Die einen interessiert primär der Bruttoumsatz, andere wieder orientieren sich am Nettoumsatz.
Das verwirrt die Benutzer und durch mangelnde Transparenz wird die BI-Lösung schnell unglaubwürdig. Es muss stets klar deklariert sein, welche Berechnungen die KPIs als Grundlage verwenden.
Es lohnt sich, mit den verschiedenen Abteilungen die KPIs exakt zu definieren, die bestehenden zu hinterfragen und zu prüfen, ob eine gemeinsame Definition für z.B. “Umsatz” gefunden werden kann. |
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5. Benutzeranforderungen nicht berücksichtigt |
Ein Fall, welcher leider in der Praxis oft anzutreffen ist: Ein Projektteam hat definiert, welche Kennzahlen auf welche Art welcher Nutzergruppe zur Verfügung gestellt werden. Nur wurde diese Nutzergruppe nie dazu befragt.
Hier besteht ein hohes Risiko, dass die echten Anforderungen nicht erfüllt werden – und sich die Anwender letztendlich doch wieder mit Excel behelfen.
Der Benutzer-Fokus muss bei einem BI-Projekt die höchste Priorität haben! Nur dann werden die Benutzer die Lösung als hilfreich erleben und sie akzeptieren. |
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Die Kennzahlen orientieren sich nicht an der Unternehmensstrategie, sondern sind das Ergebnis einer ausgiebigen Internet- oder Journal-Recherche: Die Kennzahlen sind nicht relevant, deshalb werden sie nicht in Betracht gezogen.
Auch was die Kennzahlen anbelangt, muss der Fokus auf die Anforderungen der Benutzer gesetzt werden. Fragen Sie den Benutzer bei jeder Kennzahl: Wieso und wofür benötigen Sie diese Kennzahl? Welche Fragen werden damit beantwortet? Sie können dann beurteilen, ob diese KPIs auch wirklich einen Business Value für den Benutzer haben werden. |
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7. Fehlende Ziel- oder Vergleichswerte |
Ohne Ziel- oder Vergleichswerte ergeben viele Daten keinen Sinn. Werden Kennzahlen nur absolut dargestellt, fehlt schlichtweg die nötige Aussagekraft.
Die aktuellen Zahlen müssen verglichen werden mit den Planwerten, dem Budget – oder mit historischen Werten. Nur mit diesen Referenzwerten kann der Benutzer die aktuellen Zahlen qualitativ einschätzen und die Entwicklungen ablesen.
Und insbesondere will er wissen, wie er diese beeinflussen kann. Sorgen Sie also für Analysen, die die relevanten Ziel- oder Vergleichswerte mit einbeziehen. |
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8. Schlechte Benutzerführung, rigide Reports |
Keine Benutzerführung, kein Navigationskonzept. Der Benutzer will an die Hand genommen und geführt werden. Die BI-Lösung sollte unbedingt hinsichtlich einer guten Benutzerführung optimiert werden. Zentrale Werte und Botschaften werden zuerst angezeigt, dann geht es in die Details.
Die BI-Lösung sollte intuitiv zu bedienen und selbsterklärend sein. Moderne Tools erlauben die Anwendung des BI-Systems auch ohne langwierige Schulung – vorausgesetzt, die Benutzerführung wurde auch für die jeweiligen Anwender designt.
Der Power-Benutzer möchte nach einer Eingewöhnungszeit selbst Änderungen und Wünsche auf dem BI-System umsetzen können. Falls dies nicht möglich ist, geht der Power-Benutzer seinen eigenen Weg – und erledigt die nötigen Auswertungen wieder mit Excel.
Dies können Sie durch Einsatz sogenannter Self-Service Tools und entsprechender Vorbereitung vermeiden.
Die Akzeptanz und die Motivation, mit der BI-Lösungen zu arbeiten, werden dadurch enorm gefördert. |
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9. Schlechte Performance |
Die Aufmerksamkeit eines Benutzers nimmt ab, sobald eine Interaktion mit dem BI-System länger als eine halbe Sekunde dauert.
Die Gründe für eine schlechte Performance liegen in einem nicht optimierten Datenmodell oder einer wachsenden Datenmenge. Wartezeiten vergraulen Endanwender und sollten deshalb möglichst vermieden werden. Ein gründliches Aufräumen im gesamten Bereich der Daten wirkt hier Wunder. |
Wenn Sie diese 9 Gründe für eine fehlende Akzeptanz aushebeln, wird Ihre Business Intelligence Lösung für alle Benutzer zum hilfreichen Werkzeug – und zum Motor für Ihren Unternehmenserfolg.
Heyde Best Practice ist es, diese Stolpersteine von Beginn an aus dem Weg zu räumen. Konzentrieren Sie sich bei der Konzeption und Implementierung Ihrer BI-Lösung am besten gleich auf die "Gründe für ein erfolgreiches BI-System".
Ganz im Sinne von «minimiere deine Schwächen, maximiere deine Stärken».
